Messevorbereitung – Leitfaden für einen erfolgreichen Messeauftritt

Deutsche Unternehmen stellen auf Fachmessen aus

Rund 59.000 Aussteller aus dem Business-to-Business-Segment planen laut AUMA, dem Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V., im Zeitraum 2018/2019 auf durchschnittlich 5,2 deutschen Fachmessen auszustellen.

Umfragen des AUMA zeigen auch, dass 84 % der befragten B2B-Unternehmen Messen als sehr wichtigen oder wichtigen Bestandteil ihrer Markenkommunikation erachten. Damit rangieren Messen in der B2B-Kommunikation direkt hinter der eigenen Webseite (91 %).

Die Messeplanung stellt für alle involvierten Mitarbeiter eine logistische und organisatorische Herausforderung dar. Damit Ihr nächster Messeauftritt ein voller Erfolg wird, haben wir einen Leitfaden zur Messevorbereitung erstellt, mit dem Sie top vorbereitet die Messeplanung in Angriff nehmen können. Wir haben die antworten auf Ihre Frage: Wie organisiere ich eine Messe.

1. Finden Sie die passende Messe

Jährlich finden 160 – 180 nationale und internationale Messen sowie mehr als 160 Regionalmessen in Deutschland statt. Bei einer solchen Vielfalt kann es schon in der frühen Phase des Messevorbereitung schwer fallen, die richtige Wahl zu treffen.

Folgende Fragen können bei der Entscheidung hilfreich sein:

• Welche Messen besucht Ihre Zielgruppe?
• Sind Ihre Wettbewerber ebenfalls auf der Messe vertreten?
• Soll es eine Weltleitmesse sein?
• Soll sich die Messe am europäischen oder deutschen Markt orientieren oder eher ein regionales Publikum anziehen?
• Ist die Messe bereits etabliert?

Sicherheit bieten Veranstaltungen, die in den Messedatenbanken des AUMA bzw. der Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen (FKM) gelistet sind.

Die FKM sorgt mit der Bereitstellung von zertifiziertem, nach einheitlichen Regeln erfasstem Zahlenmaterial über

• Ausstellungsflächen,
• Aussteller und
• Besucher

für Klarheit bei statistischen Angaben zu einzelnen Veranstaltungen.

Alle AUMA gelisteten Messen finden Sie hier: https://www.auma.de/de/ausstellen/messen-finden

2. Definieren Sie SMARTe Messeziele

Bevor Sie mit der Planung Ihres Messeauftrittes beginnen ist es empfehlenswert, dass Sie sich mit Ihren Messezielen auseinandersetzen. Eine klare Definition Ihrer Ziele hilft z.B. konkret bei der Planung des Messestandes und der Marketingmaßnahmen.

Messeziele sind wichtig,

• für eine klare, durchgängige Messekommunikation,
• als verbindlicher Leitfaden für alle Messeaktivitäten,
• als Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe.

Häufige Messeziele sind

Kontaktziele: Stammkundenpflege, Neukundengewinnung

Informationsziele: Wettbewerbsbeobachtung, Benchmarking*, Gewinnung neuer Kooperationspartner

Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads, Imageverbesserung, Einsicht in Kundenverhalten

Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse, Aufbau neuer Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte, Produktneuvorstellung

Unser Tipp für Ihre Messeplanung: Holen Sie alle Verantwortlichen der betroffenen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Forschung & Entwicklung, Service etc. mit ins Boot und definieren Sie die Messeziele gemeinsam.

Machen Sie Ihre Messeziele konkret messbar

Setzen Sie sich konkret messbare Ziele und stecken Sie den Zeitrahmen ab.

Sie können dabei nach der SMART Formel vorgehen.

S – Spezifisch

M – Messbar

A – Ausführbar

R – Realistisch

T – Terminiert

Ein Beispiel für ein konkret formuliertes Messeziel:

Aus 70 geführten Gesprächen möchte Ihr Vertrieb 30 neue Leads generieren und bis 4 Wochen nach der Messe 10 Termine vereinbaren sowie daraus innerhalb eines halben Jahres nach Messeende 5 Neukunden gewinnen.

Je klarer Sie dabei Ihre Ziele definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.

3. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Messeplanung

Sie haben sich für eine passende Messe entschieden und Ihre Messeziele sind definiert. Es wird Zeit mit der Messeplanung zu beginnen.

Für eine stressfreie Messeteilnahme sollte mit der Planung 12 bis 9 Monate vorher begonnen werden.

Erstellen Sie einen Zeitplan und eine Checkliste, um Anmeldefristen und wichtige Maßnahmen entsprechend der zuvor gesetzten Ziele nicht zu verpassen.

Legen Sie die Verantwortlichen für die einzelnen Schritte der Messevorbereitung fest und informieren alle involvierten Mitarbeiter.

Eine ausführliche Zeitplanung finden Sie in unserem Blogbeitrag Messeplanung von A bis Z für stressfreie Messeauftritte.

4. Erarbeiten Sie ein Konzept für Ihren Messestand

Ihr Messestand ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Er sollte professionell gestaltet sein und aus der Masse der Aussteller herausstechen. Das Messestanddesign spiegelt Qualität und Image Ihres Unternehmens wider. Sparen Sie nicht am falschen Ende. Die Standgestaltung gehört in die Hände von Profis.

Beim Standdesign geht es nicht darum, einfach nur schön auszusehen. Ihr Messestand erzählt eine Geschichte. Und Sie bestimmen, wovon diese handelt und wie sie erzählt wird.

Stellen Sie sich bei jeder Detailentscheidung immer die Frage nach dem „warum“ und „wozu“. Die Antworten darauf sollten immer beginnen mit „um zu“.

• um Leads zu generieren,
• um neue Kunden zu gewinnen,
• um uns auf dem Markt bekannter zu machen usw.

Überlegen Sie auch frühzeitig, ob Sie Ihren Messestand mieten oder kaufen wollen. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind bei einem eigenen Messestand deutlich größer. Beziehen Sie z.B. die geplante Anzahl der Messen in Ihre Kalkulation ein und lassen Sie sich beraten. Experten aus dem Bereich Messebau können Ihnen vielleicht neue Ansätze und Ideen aufzeigen.

In jeder Phase des Standdesigns sollten Ihre Ideen und Ansätze dazu dienen, Ihre Messeziele zu erfüllen.

5. Marketing im Rahmen der Messevorbereitung: Rühren Sie die Werbetrommel

Informieren Sie potenzielle Messebesucher im Voraus über Ihre Messeteilnahme und nutzen Sie dafür alle zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle.

Einladungen an Kunden und Interessenten

Gestalten Sie die Einladungsaktion mehrstufig. Senden Sie drei Monate vor Beginn der Messe eine „Save-the-Date“ Email (DSGVO beachten!) oder Postkarte. Senden Sie diese an einen konkreten Ansprechpartner und nicht generell an die Abteilung Vertrieb oder Marketing.

Im zweiten Schritt versenden Sie die schriftliche Einladung per Post.

Im letzten Schritt fasst der Vertrieb kurz vor Messebeginn persönlich bei den eingeladenen Ansprechpartnern nach und lädt sie ein.

Nutzen Sie ebenfalls Ihre Email-Signatur, Newsletter oder Briefaufkleber auf Geschäftspost, um auf Ihre Messeteilnahme aufmerksam zu machen.

Soziale Medien nutzen und Landingpage zu Ihrem Messeauftritt gestalten

Informieren Sie z.B. in Xing-Gruppen über Ihre Messeteilnahme. Publizieren Sie im Vorfeld der Messe die spannendsten Fachbeiträge. Sie können auf Ihrer Firmen-Webseite eine Landingpage anlegen und Ihre Beiträge dorthin verlinken. Informieren Sie Besucher dieser Landingpage ausführlich, was sie an Ihrem Messestand erwartet. Bieten Sie auf der Landingpage die Möglichkeit an, Termine mit Ihrem Messepersonal zu vereinbaren.

Erstellen Sie im Netzwerk Xing eine Veranstaltung und bewerben Sie diese.

Nutzen Sie ebenfalls LinkedIn, Facebook, Instagram oder Pinterest, um auf Ihre Landingpage zu verweisen.

Online-Pressemitteilungen veröffentlichen

Veröffentlichen Sie Pressemitteilungen, indem Sie bspw. Plattformen wie PR Gateway nutzen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Online-Pressemitteilungen im Internet auf vielen verschiedenen Blogs, Presse- und Themenportalen sowie in Social Media Netzwerken zu verbreiten.

6. Bereiten Sie Ihr Standpersonal vor

Erkundigen Sie sich im Vorfeld bei der Messeorganisation, wieviel Publikum an den Besuchstagen erwartet wird. Planen Sie spätestens 3 Monate vor Messebeginn Ihr Standpersonal entsprechend dieser Informationen ein.

Sorgen Sie dafür, dass an allen Tagen ausreichend Personal am Messestand sein wird. Üblicherweise gibt es eine Rollenverteilung. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin achtet darauf, dass interessierte Besucher angesprochen werden, holt sie auf den Messestand und übergibt sie anschließend an den Vertrieb zur Beratung. Diese Rolle können bei Bedarf Messe-Hostessen übernehmen.

Veranstalten Sie einen Workshop mit Ihrem Standpersonal und schulen Sie das Team in Gesprächsführung, Produktpräsentation und Dokumentation der Gespräche. Sie können dafür auf professionelle Messetrainer zurückgreifen.

7. Organisatorisches nicht vergessen

Im Stress einer Messeplanung gibt es viele organisatorische Dinge, die leicht in Vergessenheit geraten können. Nehmen Sie diese Aufgaben in Ihre Messeplanun auf:

Hotelbuchungen

Buchen Sie frühzeitig Hotelzimmer für Ihr Messepersonal. In der Regel kosten Hotelzimmer während großer Messen das Doppelte bis Dreifache des normalen Preises. Eventuell kann es sich lohnen, etwas außerhalb des Messestandortes nach einem Hotel zu suchen und dafür einen längeren Anfahrtsweg zur Messe in Kauf zu nehmen.

Transport zur Messe organisieren

Möchten Sie große Exponate auf Ihrem Messestand präsentieren, muss der rechtzeitige Transport organsiert werden. Einige Messen geben eine konkrete Messespedition vor, die direkt zur Messehalle anliefern darf. Auskunft darüber geben Ihnen die Messeveranstalter.

Versicherung abschließen

Fragen Sie bei Ihrer Versicherung nach, ob Ihre Policen Risiken wie Transportschäden, Feuer, Diebstahl und Haftpflicht abdecken.

Standbewachung buchen

Zum Schutz vor Diebstahl von wertvollen Exponaten und Inventar können Sie eine Standbewachung beauftragen. Diese Dienstleistung bieten die Messestandorte selber als auch externe Sicherheitsfirmen an.

8. Nach der Messe ist vor der Messe

Ein ganz wichtiger Baustein für den Erfolg eines Messeauftritts ist die richtige Nachbereitung.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrieb während der Messe die Leads korrekt erfasst. Nutzen Sie entweder den klassischen Messeberichtsbogen oder digitale Tools wie Apps für Smartphone und Tablet.

Reagieren Sie zeitnah nach der Messe. Jetzt erinnert sich Ihr Lead noch am besten an Sie. Spätestens zwei Wochen nach Messeende sollten alle Formulare bearbeitet, die Broschüren und Angebote verschickt und die Folgetermine vereinbart sein.

Verschicken Sie keine Massenmails, sondern persönliche Nachrichten und beziehen Sie sich konkret auf das Besprochene.

Gleichen Sie die Leads mit Ihrem CRM ab, um Dubletten zu vermeiden.

Messen Sie nach 6 Monaten den Erfolg Ihrer Messe. Wurden Ihre Messeziele erreicht? Wie viele Leads haben sie gewonnen, wie viele Termine wurden anschließend vereinbart, wie viele Neukunden konnten gewonnen werden und wie viel Umsatz wurde generiert.

Holen Sie sich Feedback von Besuchern und Ihrem Messeteam. Was lief gut und was kann man beim nächsten Mal verbessern.