In Zeiten von Corona: Wie Sie Ihren Messeauftritt jetzt planen sollten

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In Zeiten von Corona: Wie Sie Ihren Messeauftritt jetzt planen sollten

Schutz, Abstand und Hygiene auf Messen

Es ist klar, dass die Corona-Krise uns länger begleiten wird. Niemand weiß verlässlich, wie sich die Lage in den nächsten Monaten entwickeln wird. Die deutschen Messeveranstalter bereiten sich auf unterschiedliche Szenarien vor, um zukünftige Messen und Kongresse sicher durchführen zu können.

Dennoch bemerken wir – verständlicherweise – eine Verunsicherung bei den Ausstellern, die sich auch auf deren Messeplanung auswirkt. Entscheidungen, ob und wann sie wieder an einer Messe teilnehmen möchten, werden momentan nach hinten verschoben. Alle sind in einer Art Warteposition.

Warum Messen wichtig sind und weiter sein werden

Messen schaffen eine einzigartige Plattform

  • um mit Geschäftspartnern zusammenzukommen und sich auszutauschen,
  • für neue Ideen und Innovationen,
  • um eine Vertrauensbasis für eine langfristige Zusammenarbeit zu schaffen.

Wenn sich die Situation wieder normalisiert (was auch immer nach Corona normal ist), werden Messen ein Schlüsselinstrument für den Wiederaufbau von Unternehmen und bis zu einem gewissen Grad sogar der gesamten Wirtschaft sein.

Eine Vielzahl von Messen sind aufgrund des Coronavirus verschoben oder ganz abgesagt worden. Einige Messen haben alternativ in digitaler Form stattgefunden. Wenn wir aber in der Zeit der Corona-Krise eines gelernt haben, dann dass zwischenmenschlicher Kontakt durch Digitalisierung nicht ersetzbar ist.

Aufgrund der vielen ausgefallenen Messen erwarten wir daher, dass es zukünftig ein verstärktes Informationsbedürfnis und ggf. sogar eine verstärkte Nachfrage bei den Fachbesuchern geben wird. Überlassen Sie deshalb nicht Ihrer Konkurrenz das Feld.

Den Messestand erfolgreich planen

Es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie jetzt in Angriff nehmen können, um sich auf zukünftige Messeauftritte vorzubereiten. Im Folgenden haben wir einige Punkte aufgelistet, die zu beachten sind, um sich auf eine erfolgreiche Messebeteiligung vorzubereiten:

Messeziele überdenken

Mit der aktuellen Situation haben sich die Messeziele Ihres Unternehmens wahrscheinlich geändert. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, diese zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie aktuell und auf den Rest Ihrer Marketingkampagnen abgestimmt sind.

Eine klare Definition Ihrer Ziele hilft Ihnen z.B. konkret bei der Planung des Messestandes und der begleitenden Marketingmaßnahmen.

Konzept für den sicheren Messestand entwickeln

Die neuen Schutz- und Hygienekonzepte, die von den Messeveranstaltern ausgearbeitet worden sind, werden sich langfristig auch auf Ihr Messestand Konzept auswirken.

Primär geht es darum folgende Aspekte für einen sicheren Messestand im Auge zu behalten:

  • Abstandregelung: Auf dem Messestand muss genügend Abstand gehalten werden
  • Wegführung: Breite Gänge mit Einbahnverkehr und entsprechenden Wegeführungen und Bodenmarkierungen müssen geschaffen werden
  • Ausreichendes Raumangebot: Besprechungs- und Bewirtungsbereiche sollten möglichst großzügig gestaltet werden
  • Hygiene: Desinfektionsspender für das Standpersonal und die Besucher müssen bereitgestellt werden
  • Information: Hinweise auf die geltenden Verhaltensregeln sollten für alle sichtbar angebracht werden.

In unserem nächsten Blogartikel gehen wir ausführlich auf die Schutz- und Hygienekonzepte von Messen ein.

Besprechungsbereiche sollten offen gestaltet werden. Wenn Ihre gebuchte Standfläche eher klein ist und die Abstandshaltung erschwert, sind Hygiene Trennwände als Spuckschutz auf Tischen oder zwischen Sitzgruppen Pflicht. Die Möbel müssen leicht zu reinigen bzw. zu desinfizieren sein.

Aufgrund der Abstandregelungen und dem damit einhergehenden Platzbedarf müssen Sie vorab überlegen, ob und wie viele Exponate Sie ausstellen möchten.

Die Exponate sollten so angeordnet werden, dass es nicht zu Ansammlungen von Messebesuchern kommt. Denken Sie darüber nach, ob sich Augmented Reality oder Virtual Reality Anwendungen einbinden lassen.

Moderne und zeitgemäße Messestandgestaltung

In Sachen Messestandgestaltung ist Clip stets auf dem aktuellen Stand. Um Ihnen die Planung für Ihren nächsten Messeauftritt zu erleichtern, erstellen wir Ihnen entsprechend Ihrem Budget gern eine kostenlose 3D-Visualisierung, in der die neuen Anforderungen der Messeveranstalter dargestellt sind. Unabhängig davon, ob Sie einen Messestand kaufen oder mieten möchten.

Hybrides Event veranstalten

Die Digitalisierung hat vielen Ausstellern eine zusätzliche Option geboten, trotz abgesagter Messen neue Leads zu gewinnen und ihre Produkte zu präsentieren. Formate wie virtuelle oder digitale Messestände sind die klaren Gewinner in dieser Krise. Der Trend geht daher hin zu hybriden Events. Das bedeutet, dass Live Events um virtuelle Elemente ergänzt werden. Zeitgleich zur Messe werden z.B. Vorträge live gestreamt und mittels Live- oder Video Chats können Besucher aus aller Welt mit Ihren Mitarbeitern interagieren, ohne persönlich vor Ort sein zu müssen.

Da Teilnehmer nicht mehr an physische oder geografische Grenzen gebunden sind und die Messe von überall verfolgen können, erhöhen bietet sich Ausstellern die Möglichkeit Ihre Reichweite enorm zu steigern.

Ihre Inhalte können Sie später als On Demand Content auf einer Webseite oder Plattform zur Verfügung gestellt werden. In kleineren „Häppchen“ aufbereitet, kann der Content nach der Veranstaltung z.B. auf Social Media Kanälen verbreitet werden. Lebensdauer und Reichweite der Messe kann mit digitalen Elementen verlängert werden.

Zeitplanung im Auge behalten

Für eine stressfreie Messeteilnahme sollten Sie mit der Planung spätestens ein halbes Jahr vor der Messe beginnen.

Erstellen Sie einen Zeitplan und eine Checkliste, um Anmelde- und Buchungsfristen nicht zu verpassen. Bei den meisten Messeveranstaltern werden Anmeldungen und Buchungen von Leistungen spätestens 2 Monate vor der eigentlichen Messe fällig. Nach Ablauf der Frist fallen Zuschläge bis zu 25 % an.

Greifen Sie auf einen bereits vorhandenen Messestand zurück, kann die Planung kürzer ausfallen. Hier gilt es nur, sich rechtzeitig über eventuell benötigte neue Grafiken Gedanken zu machen. Spätestens vier Wochen vor Messebeginn sollten die fertigen Grafikdaten vorliegen, damit diese rechtzeitig gedruckt werden können. Zwar bieten viele Druckereien Same Day Lieferungen an, lassen sich diese natürlich aber gut bezahlen.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, einen neuen Messestand zu kaufen oder zu mieten, holen Sie frühzeitig Angebote ein. Wir empfehlen eine Vorlaufzeit von mindestens 3 – 4 Monaten. Leider ist es aufgrund der wirtschaftlich angespannten Situation nicht ausgeschlossen, dass einige Messebauer gezwungen sein werden, ihre Firma zu schließen. Die Anzahl der Dienstleister verringert sich damit zukünftig.

Hinzu kommt, dass sich die Auf- und Abbauzeiten für die Messestände voraussichtlich verlängern werden, damit sich nicht zu viele Menschen auf einmal in der Messehalle aufhalten. Messebauer werden ihre personellen Ressourcen frühzeitig einplanen müssen. Beauftragen Sie daher rechtzeitig den Messestand.

Termine und Standpersonal planen

Möchten Sie mit Kunden und Interessenten vorab Termine auf der Messe vereinbaren, beachten Sie, dass die Messeveranstalter im Rahmen ihrer Schutz- und Hygienekonzepte die Einlasszahlen kontrollieren werden und es eventuell zu zeitversetzten Einlasssituationen kommt.

Das kann auch bedeuten, dass Sie eventuell weniger Standpersonal einplanen können. Da eine der wichtigsten Schutzmaßnahmen das Einhalten eines Abstandes von mind. 1,5 m ist, dürfen sich zudem nicht zu viele Personen gleichzeitig auf dem Messestand aufhalten.

Jeder Besucher an Ihrem Messestand muss namentlich erfasst werden, um eine Nachverfolgung von Kontaktpersonen gewährleisten zu können. Stellen die Veranstalter keine Geräte, z.B. zum Einscannen des Besucherausweises, zur Verfügung, greifen Sie zur Erfassung auf eine Leaderfassung App zurück. Das hat den Vorteil, dass Sie alle Besucherdaten direkt übersichtlich für das Follow Up nach der Messe erfasst haben.

Fazit

Die Planung von Messeauftritten in Zeiten von Corona ist, sowohl für Aussteller als auch Veranstalter, mit Mehraufwand und auch Mehrkosten verbunden. Dennoch sind die Regelungen wichtig, um die Sicherheit und den Schutz von Ausstellern und Besuchern zu gewährleisten. Es ist zu erwarten, dass zu Beginn der erneut startenden Messen und Kongresse die Besucherzahlen nicht das Niveau erreichen werden wie vor der Corona-Krise. Vielen Menschen ist jedoch in dieser Zeit, in der wir uns nur digital begegnen konnten, auch bewusst geworden, wie wichtig die Face-to-Face Kommunikation ist und werden langfristig darauf nicht verzichten wollen.


Clip_WP3_Der Weg zum erfolgreichen Messeauftritt

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