Messeleads erfolgreich generieren und nachverfolgen

Eines der wichtigsten Messeziele vieler ausstellender Unternehmen ist die Generierung von neuen Leads, also von Neukunden. Was sich einfach anhört, stellt sich dennoch oft als Herausforderung dar. Viele Aussteller verschenken dabei wertvolle Chancen.

Wir haben einen kurzen Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei helfen soll, Leads erfolgreich zu generieren und nachzuverfolgen.

LEGEN SIE VORAB IHRE KRITERIEN FEST

Bevor Sie mit der Leadgenerierung beginnen, überlegen Sie sich, was für Sie ein Lead überhaupt ist. Es ist nicht sinnvoll, Visitenkarten von jedem Messebesucher einzusammeln, der am Ende des Tages nicht relevant für Sie ist. Sie wollen qualifizierte Leads. Legen Sie daher vorab 4 – 5 Kriterien fest, nach denen Sie die Leads qualifizieren.

Hilfreich kann dabei die sogenannte BANT-Methode sein.

Budget: Welches Budget hat der Interessent zur Verfügung?

Authority: Ist der Interessent auch der Entscheider?

Needs: Besteht tatsächlich Bedarf?

Time: In welchem Zeitraum soll die Investition getätigt werden?

DIE LEADGENERIERUNG AM MESSESTAND

Die Rollen im Team des Standpersonals sollten vorab klar verteilt werden. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin achtet darauf, dass interessierte Besucher angesprochen werden, holt sie auf den Messestand und übergibt sie anschließend an den Vertrieb zur Beratung. Diese Rolle können bei Bedarf Messe-Hostessen übernehmen.

Es gibt immer Zeiten, in denen am Messestand ruhiger ist. Dennoch sollte das kein Grund für das Standpersonal sein, gelangweilt auf dem Messestand herumzusitzen, Emails zu checken oder so miteinander im Gespräch vertieft zu sein, dass Besucher unbeachtet vorbeigehen.

Überlegen Sie sich einige Messestand Aktionen, um Besucher auf den eigenen Messestand aufmerksam zu machen.

In diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen einige Vorschläge zusammengestellt.

DIE LEADERFASSUNG AUF DER MESSE

Im Laufe der letzten Jahre wurden sehr viele Apps für die digitale Leaderfassung entwickelt. Fünf Apps stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vor.

Für viele Aussteller bedeutet das eine enorme Erleichterung bei der Nachbereitung der Leads. Vorbei sind die Zeiten, als eingesammelte Visitenkarten verschwunden waren oder die Messeberichte der Kollegen nur mühsam entziffert werden konnten.

Viele Messeveranstalter bieten Scanner an, mit denen Sie die Besucherausweise abscannen können. Klären Sie vorher, welche Daten Ihnen vom Messeveranstalter damit zur Verfügung gestellt werden. Werden nur  grundsätzliche Informationen, die bei der Besucherregistrierung notwendig sind (Name, Firma, Funktion etc.) weitergegeben, ist es nur die moderne Version des Visitenkartensammelns. Ein Messebericht zu jedem Besucher ist trotzdem notwendig.

Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass Sie klassische Messeberichte in Papierform dabeihaben. Nur für den Fall, dass die Technik versagt.

ERFASSEN SIE LEADS DSGVO-KONFORM

Mit der Erfassung von Leads erheben Sie viele personenbezogenen Daten. Hier kommt die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ins Spiel. Die Übergabe einer Visitenkarte oder das handschriftliche Notieren der Daten stellen noch keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten i.S.d. DSGVO dar, so dass hier das Datenschutzrecht nicht greift. Sobald Sie jedoch die Daten elektronisch erfassen, bspw. in einer App, oder die Daten der Visitenkarten in Ihr CRM eingeben und damit automatisiert verarbeiten, tritt die DSGVO in Kraft.

Das bedeutet, dass eine Verarbeitung grundsätzlich verboten ist, es sei denn sie ist ausdrücklich durch das Gesetz erlaubt. Der Gesetzgeber hat in Art. 6 Abs. 1 DSGVO weitreichende Erlaubnistatbestände geschaffen. Im Zusammenhang mit Messen sind folgenden Erlaubnistatbestände besonders wichtig:

• Die betroffene Person hat ihre Einwilligung gegeben.
• Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
• Eine Abwägung zwischen Aussteller- und Besucher-Interessen ergibt, dass die Interessen des Ausstellers überwiegen.

Da Messebesucher auf dem Messestand im Regelfall selbst ihre Daten an den Aussteller weitergeben, kann hier grundsätzlich von einer (auch mündlichen oder durch schlüssiges Handeln möglichen) Einwilligung zur elektronischen Erfassung der Daten ausgegangen werden. Der Nachweis einer nicht schriftlich abgegebenen Einwilligung ist jedoch schwierig. In der Regel kann sich der Aussteller aber auch auf die Interessenabwägung als Erlaubnisnorm berufen.

Quelle: https://www.auma.de/de/medien/meldungen/keine-angst-vor-visitenkarten

DIE NACHBEREITUNG DER MESSELEADS

Viele Aussteller machen den Fehler, nach der Messe zu lange mit der Kontaktaufnahme zu warten. Nach 72 Stunden geraten Sie und Ihr Unternehmen in Vergessenheit. Kein Besucher wird sich nach zwei Wochen noch daran erinnern können, mit wem er auf der Messe gesprochen hat.

Wenn es möglich ist, nehmen Sie noch am Tag des Messebesuches Kontakt zum Lead auf. In dem Fall erweisen sich die Apps zur Leaderfassung als sehr hilfreich, da Ihnen die Daten bereits elektronisch vorliegen.

Ein simpler, aber effektiver Tipp: Werden Sie persönlich. Senden Sie mit der Kontaktaufnahme ein Bild von Ihnen oder Ihrem Messeteam auf dem Messestand mit. Das hilft dem Lead, sich besser an Sie zu erinnern.

Wenn Sie eine Marketing Automation Software, z.B. Hubspot oder Salesforce, einsetzen, kann das beim sogenannten Lead Nurtering, also der Kontaktpflege, sehr hilfreich sein. Vorausgesetzt Sie haben, wie oben erwähnt, das schriftliche Einverständnis der Leads, können Sie den Prozess der Betreuung automatisch starten. Versorgen Sie Ihre Leads regelmäßig mit relevanten Informationen, Neuigkeiten, kostenlosem Content wie Whitepaper rund um Ihre Produkte und Dienstleistungen.

Anschließend empfiehlt es sich, dass Ihr Vertrieb die gesendeten Emails telefonisch nachfasst und ggf. Termine vereinbaren kann.

Zu guter Letzt messen Sie den Erfolg Ihrer Leadgenerierung, um den Erfolg des ganzen Events beurteilen zu können. Um den Erfolg beurteilen zu können, muss das Messeziel „Neue Leads generieren“ für Sie konkret messbar sein. Dazu können Sie sich der SMART-Formel bedienen.

S – Spezifisch

M – Messbar

A – Ausführbar

R – Realistisch

T – Terminiert

Ein Beispiel:

Aus 70 geführten Gesprächen möchte Ihr Vertrieb 30 neue Leads generieren und bis 4 Wochen nach der Messe 10 Termine vereinbaren sowie daraus innerhalb eines halben Jahres nach Messeende 5 Neukunden gewinnen.

Das hilft Ihnen, zukünftige Events besser und effizienter zu planen und den ROI jeder Veranstaltung zu maximieren.