Re-Start für Messen und Events: So gelingt der Wiedereinstieg ins Messegeschäft

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Re-Start für Messen und Events: So gelingt der Wiedereinstieg ins Messegeschäft

Wie Sie schnell und gut vorbereitet in Ihr erstes reales Event "danach" starten

Wie schnell geht’s los, wenn es wieder losgeht? Der AUMA forderte im Lockdown 2021 in einer Stellungnahme „aufgrund der langen Vorlauf- und Planungszeiten der Veranstalter und Aussteller eine frühzeitige Öffnungsperspektive“ für die Messewirtschaft. Er fordert, „dass wegen der Ähnlichkeit der Geschäftsabläufe und der räumlichen Strukturen die grundsätzliche Zulassung von Messen zeitgleich zur Öffnung des Einzelhandels erfolgen müsse.“

Heute wissen wir, dass ein Großteil der für 2021 geplanten Messen aufgrund der andauernden Pandemie abgesagt, als digitale Events durchgeführt oder verschoben wurden.  Von den 380  Messen konnten nur 101 im dritten und vierten Quartal durchgeführt werden. Im Spätsommer freuten wir uns über diesen Re-Start, der aber nur von kurzer Dauer war. Erneut mussten Veranstaltungen verschoben werden.

Umso wichtiger ist es, auf Änderungen der Gesamtlage und die Verschiebung von Messen, Veranstaltungen und anderen Events flexibel und gut vorbereitet reagieren zu können. Denn die nächste Messe kommt bestimmt und sollte Sie nicht unvorbereitet antreffen.

Was kann sinnvollerweise und kostenneutral organisiert werden, schon bevor man weiß, ob und wann die Messe stattfindet? In diesem Beitrag befassen wir uns mit einigen der häufigsten Fragestellungen.

Wo kann ich mich informieren, damit ich keinen Starttermin verpasse?

Man stelle sich vor, eine lang ersehnte Messe findet statt und Sie sind nicht dabei. Dies ist natürlich sehr weit hergeholt und auch eher unwahrscheinlich, aber sicher ist sicher. Und vielleicht gibt es ja auch Veranstaltungen, die Sie bisher noch nicht „auf dem Schirm“ hatten und die in diesen besonderen Zeiten „besser als nichts“ ist.

Umfangreiche und übersichtliche Aufstellungen geplanter Messen haben beispielsweise der AUMA und das Portal industrie.de der Konradin Mediengruppe zusammengestellt.

Ähnliche Übersichten finden sich auf den Portalen der Branchenverbände, der IHKs und anderen Anbietern.

Unser Tipp: Auch wenn Sie sonst kein Freund von Newslettern sind, sollten Sie in diesen besonderen Zeiten relevante Publikation abonnieren, um frühzeitig über den Re-Start und die aktuellen Voraussetzungen in Ihrer Branche informiert zu sein.

Wie finanziere ich den Re-Start? Kann ich Zuschüsse oder Starthilfen beantragen?

Die Einschränkungen durch Lockdown, Kontaktbeschränkungen und Impgeschehen haben für viele Unternehmen starke finanzielle Einbußen verursacht. Daher sollten Fragen nach Förderangeboten, z.B. beim Neustart in eine Messesaison, transparent und für jedermann zugänglich beantwortet werden. So ist es aber leider nicht, u.a. auch weil viele Zuschüsse und Förderungen „Ländersache“ sind und dezentral beantragt werden müssen.

Ohne einen gut informierten Berater geht hier oft gar nichts. Je nach Situation kann es aber auf jeden Fall lohnenswert sein, sich über Möglichkeiten zu informieren, um nicht unnötig Fördermittel „liegenzulassen“.

Ein Beispiel: Die Kleingruppenförderung (NRW)

In NRW können sich kleine und mittlere Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern zu einer Gruppe von mindestens drei und höchstens 10 Unternehmen zusammenschließen. Sie stellen dann gemeinsam auf einer Messe ihrer Wahl aus und werden als Kleingruppe gefördert.

Bezuschusst werden im Kleingruppenförderprogramm die Kosten für Standmiete und Standbau.  Da die Förderung bis zu 5.000 Euro pro Unternehmen und Jahr beträgt, können die Budgets für Ihre Messeaktivitäten geschont werden.

Quelle und weitere Infos: https://www.duesseldorf.ihk.de/aussenwirtschaft/auslandsmaerkte/foerderung-und-finanzierung/foerderprogramm-des-landes-nrw-2594524

Wie lange wird es dauern, bis ich startklar für die erste reale Messe nach dem Lockdown bin?

In normalen Zeiten werden für die professionelle Planung und Vorbereitung einer Messe bis zu 12 Monaten veranschlagt. Im Grunde gilt: Nach der Messe ist vor der Messe.

Nach Corona, Lockdown und allen damit zusammenhängenden Einschränkungen, muss die Planung der 1. Messe nach dem Re-Start unter Umständen in deutlich kürzerer Zeit abgewickelt werden.

Eine Möglichkeit, bei der Vorbereitung wertvolle Zeit zu sparen, besteht bei Planung und Bau des Messestands. Anders als im herkömmlichem Messebau eignen sich CLIP Produkte besonders als kurzfristige, flexible und gleichzeitig hochwertige Lösung.

Ihr Messestand wird individuell geplant und mit unserem speziellen 3-D-Verfahren für Sie vollständig visualisiert. Sie können einen Messestand kaufen oder auch mieten.

Und wenn Sie Ihre kostbare Zeit für andere Themen einsetzen möchten, nutzen Sie das Clip Rundum sorglos Paket mit Full Service inkl. aller Technischen Anmeldungen bei der Messe, schlüsselfertiger Auf- und Abbau sowie Mietservice für Möbel, Küchenausstattung und weiteres.

Für alle Clip Messestand Produkte gelten zudem folgende Attribute und daraus resultierende Vorteile im Hinblick auf Nachhaltigkeit, Handling und Wirtschaftlichkeit:

  • Mobile und modulare Bauweise: Flexibel in der Standgröße
  • Werkzeugloser Aufbau: Keine Handwerker vor Ort erforderlich
  • Flexibel im Einsatz: Spontane Veranstaltungsbuchungen möglich
  • Kurze Aufbauzeit: Zeit- und Personalersparnis
  • Geringe Packgröße: Transport im PKW oder Kleintransporter möglich
  • Schnelles Ersetzen oder Austauschen von Grafiken: Rebranding / CI-Änderungen ohne großen Aufwand möglich
  • Erweiterbarkeit: Anbau von Kabinen oder Lagerräumen, Integration von Monitoren etc. möglich

Wie kann ich beim Messestand auf Nummer sicher gehen und künftige Verluste verhindern?

Viele Unternehmen haben in der Krise große Verluste gemacht und messbare wirtschaftliche Einbußen durch die Absage von Messen erlitten. Der Messeplatz Deutschland hat das zweite Jahr in Folge mit massiven wirtschaftlichen Einbrüchen durch die Corona-Pandemie zu kämpfen. Insgesamt wurden 85 Prozent weniger Aussteller und Besucher als in einem durchschnittlichen Messe-Jahr vor der Corona-Pandemie gezählt. (Quelle: https://www.auma.de/de/medien/newsletter/dramatisches-messejahr-2021-85-prozent-weniger-besucher-und-aussteller)

Kosten für die Planung und den Messebauer werden bei Absagen oftmals nicht erstattet. Überlegen Sie deshalb ganz genau, wie Sie das Messejahr 2022 planen, um künftig nicht in diese Kostenfalle zu tappen. Prüfen Sie Liefer- und Zahlungsfristen, AGB’s und Kleingedrucktes noch genauer als zuvor.

Man muss kein Hellseher sein, um abzusehen, dass die Kosten in Summe pro Messe steigen werden. Sparpotential gibt es beim Kostenfaktor Messebau in erster Linie durch den Grundsatz der Wiederverwendbarkeit. Und bedenken Sie die Möglichkeit Möbel und Ausstattung zu mieten.

Das modulare System von Clip bietet sehr jeher etliche Eigenschaften, die nun in ihrer Bedeutung enorm gewinnen. Die eine Entscheidung erleichtern sollten:

  • Nachhaltigkeit: Jeder Clip Messestand kann mehrfach verwendet werden. Im Gegensatz zu einem konventionellen Messestand wird der Stand nicht entsorgt, sondern abgebaut, verpackt und eingelagert.Nachhaltige Messestände mit einem neutralen CO2-Fußabdruck zeigen, dass Ökologie und Ökonomie nicht im Widerspruch zueinander stehen müssen.
  • Hygiene: Der eigene, aus Kunststoff-Modulen hergestellte Messestand lässt sich leicht reinigen und desinfizieren. Sowohl das Aufbauteam, das Standpersonal als auch die Standbesucher sind sicherer.
  • Kosten: Bei einem Clip Messestand bezahlt man den Stand – einmalig. Folgekosten für den Messebauer, z.B. wenn eine Veranstaltung abgesagt oder verschoben wird, entstehen nicht.
  • Nutzungsdauer: Das Material eines Clip Messestandes kann, wenn es pfleglich behandelt wird, über mehrere Jahre eingesetzt werden.

Fazit: Höher erscheinende Einstiegskosten amortisieren sich in kurzer Zeit durch Einsparungen bei laufenden und wiederkehrenden Kosten.

Welche Wahlmöglichkeiten habe ich, wenn ich einen flexiblen Messestand benötige?

Das Clip System bietet verschiedenste Lösungen für unterschiedliche Ansprüche. Alle zeichnen sich durch Flexibilität und eine starke Optik aus. Sie sind unkompliziert im Aufbau, leicht zu transportieren und einfach einzulagern.

Unsere aktuellen Empfehlungen:

Luumaflex –  LED Messesystem

Luumaflex Leuchtwände werden aus hochwertigem, eloxiertem Aluminium gefertigt und überzeugen mit einer edlen Optik. Die hochwertigen LED Module eine gleichmäßige, schattenfreie Ausleuchtung auf Vorder- und Rückseite.

Das intelligente Stecksystem ermöglicht einen werkzeuglosen Aufbau. Mehr Infos: https://www.clipdisplay.de/messestaende/luumaflex-und-luumaflex-xl/

Clip Modular – Patentiertes Messesystem

Die bewährte Lösung ist flexibel auf verschiedenste Bedürfnisse anpassbar. Bei dem blitzschnellen Aufbau ohne Werkzeug werden die sehr leichten Paneele einfach zusammengesteckt.

Lieferbar mit unterschiedlichen Grafik-Sets für noch mehr Einsatzmöglichkeiten.

Mehr Infos: https://www.clipdisplay.de/messestaende/clip-modular/

Pixlip Go – Innovative Leuchtrahmen

Das weltweit erste mobile Leuchtrahmensystem aus Kunststoff basiert auf einem dreiteiligen Bausatz mit einer leichten Rahmenkonstruktion. Pixlip Go ist ein echter Hingucker. Das intelligente und intuitiv handhabbare Stecksystem ermöglicht den Aufbau einer modernen Werbefläche innerhalb weniger Minuten.

Die ultraleichten Kunststoffprofile werden in einer praktischen Tragetasche geliefert, die in jeden Kofferraum passt.

https://www.clipdisplay.de/messestaende/pixlip-go/

Haben Sie erst einmal einen Clip Messestand in Ihrem Lager, können Sie jederzeit auf Änderungen reagieren und kurzfristig Veranstaltungsteilnahmen planen.

Was sollte ich bei der Planung meines Messestandes außerdem noch berücksichtigen?

Ob Sie die nächsten Messeteilnahme wie bisher, kleiner oder sogar größer planen als früher – es gibt verschiedene ergänzende Aspekte, die Sie nicht außer Acht lassen sollten:

  • Hygiene- und Abstand: Da es weiterhin strenge Auflagen zu Hygienekonzepten geben wird, sollten insbesondere die Abstandregeln in die Planung einbezogen werden. Ggf. benötigen Sie einen größeren Stand, um diese einhalten zu können. Laut AUMA verfügen die deutschen Messeplätze über ausreichend Flächen, um einen generellen Mindestabstand von 1,5 m zwischen Personen im gesamten Messegelände zu gewährleisten.
  • Begrenzung der Besucherzahl: Die Messeveranstalter müssen entsprechend der geltenden Verordnungen eine Mindestfläche pro Besucher zur Verfügung stellen und daher u.U. die Besucherzahl begrenzen. Überlegen Sie daher genau, wen Sie an Ihren Messestand einladen und welche Programmpunkte Sie planen. Ergänzend könnten Sie prüfen, ob eine digitale Version Ihrer Messeteilnahme in Form eines hybriden Events sinnvoll ist.
  • Standortwahl in der Messehalle: Der Messeveranstalter wird Wegeleitsysteme einsetzen, damit sich keine Menschenansammlungen bilden und Besucherströme sich nicht zu nahe begegnen.Ihr Standort in der Halle kann also mehr denn je von entscheidender Bedeutung. Versuchen Sie daher soweit als möglich Einfluss zu nehmen und einen „guten Platz“ zu erhalten.
  • Luftqualität: Trotz moderner Belüftungsanlagen ist davon auszugehen, dass viele Messeplätze Vorgaben zu einer offenen Standbauweise machen werden.

Einen guten Eindruck von der Umsetzung dieser Verordnungen und Vorschriften für den Standbau finden Sie im Infoblatt der Köln Messe, die unter dem Titel „#B-SAFE 4 business“ veröffentlicht wurde.