Was kostet ein Messestand?

Messestand Kosten richtig kalkulieren: Mit diesen Ausgaben müssen Sie einer Messebeteiligung rechnen

Stehen Unternehmen vor der Frage, ob sie in einen Messeauftritt investieren sollen, herrscht oft Unsicherheit bezüglich der Kosten. Noch immer gibt es das Vorurteil, dass Messen zu teuer und zu aufwändig sind, aber am Ende gar nichts einbringen.

Selbstverständlich lässt sich pauschal keine Summe X nennen, da es viele Faktoren gibt, von denen die Kosten für einen Messeauftritt abhängen.

Wir geben Ihnen einen Überblick über alle Kosten, mit denen Sie durchschnittlich rechnen müssen, zeigen Einsparpotentiale auf und erläutern, wie Sie den ROI Ihres Messeauftritts messen können.

Lohnt sich die Teilnehme an Messen heutzutage überhaupt noch?

Klare Antwort: Ja.

Entgegen erster Befürchtungen, dass virtuelle Messen eines Tages Live-Events ablösen könnten, haben sich viele Messeformate bis heute erfolgreich gehalten.

Der AUMA, der Verband der deutschen Messewirtschaft, befragt jedes Jahr deutsche Aussteller zur Wichtigkeit von Messen im Marketing-Mix. Seit Jahren behaupten Messen ihre führende Position. In 2018 gaben 84 % der ausstellenden Unternehmen an, dass sie Messen in der B2B-Kommunikation als sehr wichtig oder wichtig erachten. Damit stehen Messen an zweiter Stelle nach der eigenen Webseite.

99% der befragten Aussteller sehen den größten Vorteil von Messen darin, dass sie innerhalb kurzer Zeit die Möglichkeit zum persönlichen Kontakt mit einer Vielzahl potentieller Kunden bieten. Eine gleichwertige Umsetzung dieses Konzeptes im digitalen Raum ist in dieser Form bisher nicht möglich.

Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen

Um Ihren Messeauftritt richtig kalkulieren zu können, sollten Sie sich einen Überblick über alle Kosten verschaffen, die mit einem Messeauftritt einhergehen.

Standmiete, Gebühren, Betriebskosten

Die Standmiete ist von mehreren Faktoren abhängig und kann je nach Messe unterschiedlich hoch ausfallen. So macht es beispielsweise einen Unterschied, ob es sich um eine internationale Leitmesse oder eine regionale Messe handelt. Bei Leitmessen fallen die Preise pro m² deutlich höher aus als bei einer Regionalmesse.

Auch der Standtyp hat Einfluss auf die Standmiete. Am günstigsten sind Reihenstände, gefolgt von Eck- Kopf- und Instelständen.

Üblicherweise wird für die Standmiete ein Preis pro m² gezahlt. Dieser bewegt sich zwischen € 150,00 bis zu € 350,00 oder höher. Beachten Sie, dass viele Messeveranstalter eine Mindeststandgröße verlangen, bspw. 12 m².

Zwei Messen im Vergleich:

MEDICA in Düsseldorf, Internationale Fachmesse für Medizintechnik, Elektromedizin etc.

VEGGIEWORLD in Düsseldorf, regionale Messe rund um einen pflanzlichen Lebensstil

Zusätzlich zu der Standmiete erhebt jeder Messeveranstalter eine obligatorische Mediapauschale für den Eintrag in den Messekatalog (online und offline). Diese Pauschale fällt ebenfalls unterschiedlich hoch aus. Für die MEDICA beträgt diese bspw. € 485,00- für die VEGGIEWORLD € 60,00.

Für den Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. (AUMA) wird zusätzlich für alle deutschen Messen ein Betrag von € 0,60 je Quadratmeter erhoben.

Möchten Sie sich zusammen mit einem Mitaussteller präsentieren, fallen dafür zusätzliche Kosten an.

Sind Installationen von Wasser-, Elektro-, Druckluft- und Telekommunikationsanschlüsse notwendig, können Sie dies üblicherweise online bei der Messe bestellen. Die Verbräuche werden nach der Messe nach Aufwand gesondert berechnet.

Beachten Sie bei der Bestellung der Dienstleistungen die Bestellfristen. Nach Ablauf der Frist fallen Zuschläge an.

Standbau und Ausstattung

Bei der Gestaltung des Messestandes haben Sie drei unterschiedliche Möglichkeiten

• Sie mieten einen fertigen Stand beim Messeveranstalter
• Sie beauftragen einen Messebauer mit einem Mietstand
• Sie kaufen sich einen eigenen Messestand     

Kauf eines eigenen Messestandes

Planen Sie mehrmals im Jahr an Messen teilzunehmen, kann es sich lohnen über den Kauf eines eigenen Messestandes nachzudenken.

Je nach Höhe der anfangs getätigten Investition, kann sich ein eigener Messestand bereits nach 4 – 5 Messen amortisiert haben.

Oftmals lassen sich Teile des Messestandes auch anderweitig einsetzen, bspw. LED Messewände im Empfangsbereich oder in Meetingräumen.

Entscheiden Sie sich für ein modulares Messesystem, sind Sie zudem im Aufbau flexibel. Denn ein modulares Messesystem wächst mit Ihren Anforderungen mit. Starten Sie mit einem kleinen Messestand und erweitern Sie diesen nach Bedarf Schritt für Schritt, wenn z.B. die gebuchten Standflächen größer werden.

Anders als gemietete Messestände können Sie einen eigenen Messestand individuell an Ihre Bedürfnisse und vor allem an Ihr Corporate Design anpassen.

Preisbeispiel für einen LUUMAflex XL Messestand, Eckstand, ca. 3 x 3 m inklusive Stoffgrafiken und stabilen Transportkoffern, exklusive Theke

€ 5.400,00 zzgl. Fracht und MwSt.

Erweiterung auf Eckstand, ca. 3 x 5 m inklusive neuer Stoffgrafiken für die 5 m lange Leuchtwand und stabilem Transportkoffer

+ € 2.120,00 zzgl. Fracht und MwSt.

Weitere Kosten, an die Sie denken sollten

Personal-, Reise- und Übernachtungskosten

Ein Messestand muss während des Messetages immer ausreichend personell besetzt sein. Insbesondere vormittags und am frühen Nachmittag kann es zu einem Besucheransturm kommen. Rechnen Sie mit mindestens 2 – 3 Vollzeit Mitarbeitern. Die Ansprache von Besuchern kann eventuell von Hostessen übernommen werden. Die Kosten für Hostessen betragen ca. € 150,00 – 200,00 pro Tag.

Zu den Personalkosten kommen Anreise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten hinzu. Buchen Sie rechtzeitig die Hotelzimmer, um Kosten zu sparen. Insbesondere bei internationalen Leitmessen „explodieren“ die Hotelpreise und kosten teilweise das Dreifache des normalen Preises.

Nicht unerwähnt bleiben sollten Kosten für einheitliche Kleidung, wenn erforderlich, und Zuschläge zu den Gehältern, wenn zum Beispiel Messen an einem Wochenende stattfinden.

Externe Agenturen

Haben Sie keine eigene Grafikabteilung im Haus, die ein aussagekräftiges Layout für Ihre Messegrafiken erstellen kann, greifen Sie auf externe Agenturen oder Grafiker zurück. Die Stundensätze können je nach Agentur unterschiedlich hoch ausfallen.

Wenn Sie für Ihren Messestand Artwork benötigen, können Sie diese gern bei uns anfragen. Wir arbeiten seit vielen Jahren mit externen Freelancern zusammen, die sich sehr gut mit unseren Messesystemen auskennen.

Messemöbel mieten

Messemöbel sollten immer passend zum Messekonzept ausgewählt werden. Sie haben verschiedene Möglichkeiten:

• Sie bestellen Messemöbel bei Ihrem Messebauer.
• Sie mieten Tische, Stühle, Loungemöbel etc. beim Messeveranstalter. Wenn dieser nicht die für Sie passenden Messemöbel hat, können Sie auf andere Anbieter wie zum Beispiel JMT zurückgreifen, die eine sehr große Auswahl an qualitativ hochwertigen Mietmöbeln haben.
• Sie kaufen eigene Möbel, wenn Sie an vielen Messen teilnehmen möchten.

Tipps zu Messemöbeln finden Sie in diesem Blogartikel.

Audio- und Video- Geräte

Benötigen Sie große LED-Bildschirme für Imagefilme oder Präsentationen, Touchdisplays, Beamer etc. können Sie die Geräte von externen Anbietern für Veranstaltungstechnik mieten oder ggf. über Ihren Messebauer beziehen.

Ausgaben für technisches Equipment

Möchten Sie gern einen Werbebanner oder eine Leuchtwürfel über Ihren Messestand abhängen, müssen Sie dafür bei der Messe sogenannte Abhängungspunkte von der Hallendecke beantragen. Die Abrechnung erfolgt pro Abhängungspunkt und variieren von Veranstaltungsort zu Veranstaltungsort. Es kommen weitere Kosten für eine Stromzufuhr, wenn notwendig, und eventuell für eine Scherenbühne hinzu, um die Abhängung an der Hallendecke zu befestigen.

Messeboden

Benötigen Sie auf Ihrem Messestand Stromanschlüsse an verschiedenen Stellen, werden Sie um einen sogenannten Doppelboden, auch bekannt als Systemboden, Hebeboden, Podestboden oder Kabelboden, nicht herumkommen. Ein Doppelboden ist eine Unterkonstruktion aus Holz mit aufliegenden Bodenplatten, auf denen anschließend Teppich, Laminat, Vinylboden oder andere Fußbodenbeläge verlegt werden können. Als Kantenabschluss werden Alukanten verwendet, die zusätzlich mit LED hinterleuchtet werden können. Unter dem Doppelboden verschwinden sämtliche Stromkabel, Druckluftleitungen oder Wasserleitungen. Das Verlegen eines Doppelbodens sollte dem Messebauer oder Dienstleistern für Messeböden überlassen werden.

Nehmen Sie regelmäßig an Messen teil, kann sich der Kauf eines eigenen Messebodens lohnen. Mit dem STAND ON Messeboden bieten wir eine nachhaltige, wiederverwendbare Lösung an.

Dekoration

Wenn Sie Ihren Messestand gern mit Grünpflanzen dekorieren möchten, müssen Sie diese nicht unbedingt kaufen und zur Messe mitnehmen. Es gibt Firmen, die Mietpflanzen und Dekoartikel für Messen und Events anbieten.

Werbemittel

Kalkulieren Sie ausreichend Budget für Flyer, Broschüren, Visitenkarten, Give-Aways oder Aktionen am Messestand ein.

Versicherungen

Als Aussteller haften Sie für alle Schäden, die in unmittelbarer Verbindung mit Ihnen und Ihrem Messestand stehen. Prüfen Sie vor der Messeteilnahme, ob Sie ausreichend abgesichert sind, bspw. für Transportschäden, Feuer, Diebstahl und Haftpflicht. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Versicherung, ob diese eine Ausstellungs- und Messestandversicherung anbietet.

Standreinigung und Abfallentsorgung

Wenn Sie die Reinigung nach Ende eines Messetages nicht selbst übernehmen möchten, können Sie Dienstleister beauftragen, die Ihren Messestand vor Messebeginn und während der Dauer der Messe professionell reinigen. Die Abrechnung vor Veranstaltungsbeginn erfolgt nach Stunden, während der Veranstaltungsdauer nach m².

Auch um die fachgerechte Entsorgung von Abfall müssen Sie sich nicht selber kümmern, sondern können diese beauftragen. Der Preis richtet sich nach dem zu entsorgenden Material. Beispielsweise erhalten Sie für ca. € 15,00 zwei Abfall-Beutel, die am Ende des Messetages eingesammelt werden. Bitte beachten Sie, dass kein Müll mitgenommen wird, wenn Sie diese Leistung nicht bestellt haben.

Für Wertstoffe wie Papier, Kartonage, Folien-, Styropor- und Metallabfälle können Container inklusive Entsorgung bestellt werden. Bestellt wird die Abfallentsorgung beim Messeveranstalter im Aussteller-Portal.

Standbewachung

Um teure Exponate oder technisches Equipment vor Diebstahl zu schützen, lohnt es sich über eine Standbewachung außerhalb der Messeöffnungszeiten nachzudenken. In der Regel können Sie diese Dienstleistung beim Messeveranstalter im Aussteller-Portal zubuchen.

>Wie lassen sich bei Ihrem Messebudget Kosten einsparen?

Leitmesse oder Regionalmesse

Laut dem AUMA finden jährlich 160 bis 180 internationale und nationale Messen in Deutschland statt. Hinzu kommen unzählige Regionalmessen.

Bei einer solchen Vielfalt fällt es schwer, sich für die richtige Messe zu entscheiden.

Hier liegt jedoch Einsparpotential für Ihr Messebudget. Überlegen Sie sich, ob Sie tatsächlich an einer internationalen Leitmesse, also einer innerhalb einer Branche führenden Messe, teilnehmen möchten. Die Kosten für die Standfläche sind um ein Vielfaches höher als bei nationalen oder regionalen Messen. Ebenso die Kosten für Übernachtung, da bei Leitmessen mit mehr Besuchern aus In- und Ausland zu rechnen ist. Das treibt die Hotelzimmerpreise in die Höhe.

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Messe die richtige für Sie ist, lohnt es sich einen Blick auf die Besucher- und Messeprofile zu werfen, die zeigen wie sich die Anzahl der der Aussteller über die Jahre entwickelt hat, wie viele Besucher aus dem Ausland kamen oder welche Besuchergruppen wie stark vertreten waren. Wir empfehlen die Messedatenbanken des AUMA und der FKM (Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen).

https://www.fkm.de/messedatenbank-fuer-messeplanung/

https://www.auma.de/de/ausstellen/messen-finden

Fördermöglichkeiten prüfen

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) fördert die Beteiligung junger innovativer Unternehmen an einem Gemeinschaftsstand auf internationalen Leitmessen in Deutschland.

Kriterien für förderfähige junge innovative Unternehmen sind

Präsentation neu entwickelter, wesentlich verbesserter Produkte, Verfahren und Dienstleistungen sowie deren Markteinführung

Kleinunternehmen (Industrie oder Handwerk und Anbieter technischer Dienstleistungen) mit Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland gemäß EU-Definition:

• jünger als 10 Jahre und
• weniger als 50 Mitarbeiter und
• weniger als 10 Mio. Euro Jahresumsatz/Jahresbilanzsumme.

Förderbeitrag

• Förderfähig sind die vom Messeveranstalter in Rechnung gestellten Kosten für Standmiete und Standbau im Rahmen des Gemeinschaftsstandes
• Förderung von 60 % der Kosten bei den ersten beiden Messebeteiligungen, Eigenanteil 40 %
• Förderung von 50 % der Kosten ab der dritten Messebeteiligung, Eigenanteil 50 %
• Förderung von insgesamt 3 Teilnahmen an der gleichen Messe
• Maximal € 7.500,00 Gesamtsumme pro Aussteller und Messe

Weiterführende Informationen und Kontaktdaten finden Sie hier

Link zum BAFA: https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Auslandsmarkterschliessung/Messeprogramm_junge_innovative_Unternehmen/messeprogramm_junge_innovative_unternehmen_node.html

Eine öffentliche Förderung von Messebeteiligungen von KMU und Handwerk im Inland erfolgt insbesondere durch die Bundesländer. Diese Förderung ist in der Regel auf Fachmessen und bestimmte Wirtschaftszweige beschränkt.

Eine umfassende Übersicht nach Bundesland finden Sie in der Förderbank des Bundes.

Mit einem eigenen Messestand Kosten sparen

Wenn Sie planen, in den nächsten Jahren auf mehr als drei Messen pro Jahr auszustellen, ist der Kauf eines eigenen Messestandes eine Option für Sie. Bereits nach 4 – 5 Messen können sich die Anfangsinvestitionen amortisiert haben.

Insbesondere modulare Messesysteme sind für den mehrmaligen Einsatz konzipiert, nachhaltig und sehr flexibel. Entsprechend Ihren Anforderungen an einen Messestand kann ein modulares Messesystem um weitere Module ergänzt werden. So wird aus einem kleinen Eckstand problemlos ein größerer Reihenstand.

Sie verwenden bei verschiedenen Messen unterschiedliche Marketingbotschaften? Kein Problem. Alle Grafiken können schnell und kosteneffizient ausgetauscht werden. Damit bekommt Ihr Messestand einen komplett neuen Look.

Heutzutage sind mobile Messesysteme so gestaltet, dass sie sich in wenige Einzelteile platzsparend zerlegen und in passenden Transporttaschen bzw. -koffern einfach transportieren lassen. Das hält das Transportvolumen gering und reduziert so die Transportkosten.

Entweder greifen Sie beim Aufbau Ihres Messestandes auf externe Dienstleister zurück oder Sie sparen weitere Kosten ein, indem eigenes Personal den Aufbau übernimmt. Entscheiden Sie sich für einen Clip Messestand, schulen wir Ihr Messepersonal gern bei einem Probeaufbau oder vor Ort bei der ersten Messe.

Rentabilität messen: Lohnt sich ein Messeauftritt?

Die Gründe für die Teilnahme an einer Messe sind vielfältig. Laut Umfragen des AUMA haben Aussteller im Schnitt acht Messeziele, wie zum Beispiel die Stammkundenpflege, Neukundengewinnung, Steigerung der Bekanntheit u.a.

Eine Bewertung des Erfolgs ist nicht bei allen Zielen so einfach.

Es gibt jedoch einige Methoden, um den Return on Investment, kurz ROI, zu messen. In diesem Blogartikel können Sie ausführlich nachlesen, wie Sie den Erfolg Ihrer Messeauftritte messen, inklusive eines Rechenbeispiels.

1. Definition des ROI

Hierfür müssen Sie entscheiden, ob Sie zur Berechnung des ROI den ersten Auftragswert heranziehen oder den sogenannten Customer Lifetime Value, also den durchschnittlichen Wert eines Kunden während seines gesamten „Kundenlebens“.

2. Messeziele definieren

Überlegen Sie sich, welche Messeziele Sie erreichen möchten und anhand welcher Kennzahlen Sie die Erreichung beurteilen.

Beispiel: Leadgenerierung à Anzahl qualitativer Leads, Kosten pro Lead

3. Zielvorgaben auf Messeziele abstimmen

Am Beispiel der Leadgenerierung: Anzahl Termine, Anzahl Angebote, Abschlussquote, durchschnittlicher Auftragswert

4.  Investitionen berechnen

Ermitteln Sie alle Kosten, die für Ihren Messeauftritt anfallen

5. Zielzahlen ableiten

Jetzt haben Sie alle Zahlen zusammen und können die Zielzahlen ableiten, die Sie erreichen müssen, um einen positiven ROI zu erzielen.

Bleibt die Messeteilnahme unter Ihren Erwartungen bzw. haben Sie Ihre Zielzahlen verfehlt, analysieren Sie, was Sie beim nächsten Messeauftritt besser machen können.

Erreichen oder übertreffen Sie Ihre Zielzahlen überlegen Sie, ob es sich beim nächsten Messeauftritt lohnt, eine größere Standfläche zu buchen oder die Anzahl der Messen pro Jahr zu erhöhen.