Wie Sie Ihren Messeauftritt sicher planen

Wie im privaten und geschäftlichen Alltag hat sich auch auf Messen durch und nach Corona einiges dauerhaft verändert.  Die Messeveranstalter sind gut vorbereitet auf unterschiedliche Szenarien, um zukünftige Messen und Kongresse sicher durchführen zu können. Insbesondere die Einhaltung von Hygiene Grundregeln und der Wunsch nach Abstand bleibt vielen Messebesuchern ein Anliegen – und ist aus dem öffentlichen Raum insgesamt kaum noch wegzudenken. Desinfektionsstationen, breitere Gänge und verbesserte Belüftung sind an vielen Orten Standard.

Messen schaffen eine einzigartige Plattform

• um mit Geschäftspartnern zusammenzukommen und sich auszutauschen,
• für neue Ideen und Innovationen,
• um eine Vertrauensbasis für eine langfristige Zusammenarbeit zu schaffen.

Nachdem sich die Situation weitgehend normalisiert hat, sind Messen wieder das  Schlüsselinstrument für Kundenakquise, Leadgenerierung und die Belebung der Wirtschaft.

Neu etabliert hat es sich, dass viele Veranstaltungen dauerhaft digitale Ergänzungen wie Livestreams, virtuelle Messestände oder Networking-Plattformen anbieten. Termine werden oft vorab online gebucht, um spontane Menschenmengen an Ständen zu vermeiden. Und auch der kontaktlose Check-in mittels QR-Code und digitalen Eintrittskarten hat das klassische Ticket längst ersetzt.

Es gibt eine Reihe von Dingen, die auch Sie in Angriff nehmen können, um sich langfristig auf zukünftige Messeauftritte vorzubereiten. Im Folgenden haben wir einige Punkte aufgelistet, die zu beachten sind, um sich auf eine erfolgreiche Messebeteiligung vorzubereiten:

Mit der permanent wechselhaften Situation haben sich die Messeziele Ihres Unternehmens wahrscheinlich geändert. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, diese zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie aktuell und auf den Rest Ihrer Marketingkampagnen abgestimmt sind.

Eine klare Definition Ihrer Ziele hilft Ihnen z.B. konkret bei der Planung des Messestandes und der begleitenden Marketingmaßnahmen.

Schutz- und Hygienekonzepte, die von den Messeveranstaltern ausgearbeitet worden sind, wirken sich auch auf Ihr Messestand Konzept aus.

Primär geht es darum folgende Aspekte für einen sicheren Messestand im Auge zu behalten:

• Abstandregelung: Auf dem Messestand muss genügend Abstand gehalten werden
• Wegführung: Breite Gänge mit Einbahnverkehr und entsprechenden Wegeführungen und Bodenmarkierungen müssen geschaffen werden
• Ausreichendes Raumangebot: Besprechungs- und Bewirtungsbereiche sollten möglichst großzügig gestaltet werden
• Hygiene: Desinfektionsspender für das Standpersonal und die Besucher sollten bereitgestellt werden
• Information: Hinweise auf die geltenden Verhaltensregeln sollten für alle sichtbar angebracht werden.

Besprechungsbereiche sollten offen gestaltet werden. Wenn Ihre gebuchte Standfläche eher klein ist und die Abstandshaltung erschwert, sind Trennwände z.B. zwischen Tischen oder Sitzgruppen immer noch sinnvoll. Ausstattung und Möbel sollten leicht zu reinigen bzw. zu desinfizieren sein.

Abstand wird zwar nicht mehr strikt geregelt – aber ist vielen Menschen immer noch wichtig. Der damit einhergehende Platzbedarf hat Einfluss auf die Gestaltung Ihres Messestands.

Die Exponate sollten beispielsweise so angeordnet werden, dass es nicht zu größeren Ansammlungen von Messebesuchern kommt. Denken Sie darüber nach, ob sich Augmented Reality oder Virtual Reality Anwendungen einbinden lassen.

In Sachen Messestandgestaltung ist Clip stets auf dem aktuellen Stand. Um Ihnen die Planung für Ihren nächsten Messeauftritt zu erleichtern, erstellen wir Ihnen entsprechend Ihrem Budget gern eine kostenlose 3D-Visualisierung, in der die neuen Anforderungen der Messeveranstalter dargestellt sind. Unabhängig davon, ob Sie einen Messestand kaufen oder mieten möchten.

Wir stellen schon bei der Planung sicher, dass sich Ihre Standbesucher willkommen und gut aufgehoben fühlen und auch verweilen möchten.

Die Digitalisierung hat vielen Ausstellern eine zusätzliche Option geboten, trotz abgesagter Messen neue Leads zu gewinnen und ihre Produkte zu präsentieren. Formate wie virtuelle oder digitale Messestände gehörten zu den Gewinnern der letzten Jahre.  Hybride Events sind auch im Jahr 2025 weiterhin relevant und angesagt. Die Integration von digitalen und physischen Messeformaten hat sich etabliert und bietet zahlreiche Vorteile für Aussteller und Besucher. Live Events werden regelmäßig um virtuelle Elemente ergänzt. Zeitgleich zur Messe werden z.B. Vorträge live gestreamt und mittels Live- oder Video Chats können Besucher aus aller Welt mit Ihren Mitarbeitern interagieren, ohne persönlich vor Ort sein zu müssen.

Da Teilnehmer nicht mehr an physische oder geografische Grenzen gebunden sind und die Messe von überall verfolgen können, bietet sich Ausstellern die Möglichkeit Ihre Reichweite enorm zu steigern.

Ihre Inhalte können Sie später als On Demand Content auf einer Webseite oder Plattform zur Verfügung gestellt werden. In kleineren „Häppchen“ aufbereitet, kann der Content nach der Veranstaltung z.B. auf Social Media Kanälen verbreitet werden. Lebensdauer und Reichweite der Messe kann mit digitalen Elementen verlängert werden.

Für eine stressfreie Messeteilnahme sollten Sie mit der Planung spätestens ein halbes Jahr vor der Messe beginnen.

Erstellen Sie einen Zeitplan und eine Checkliste, um Anmelde- und Buchungsfristen nicht zu verpassen. Bei den meisten Messeveranstaltern werden Anmeldungen und Buchungen von Leistungen spätestens 2 Monate vor der eigentlichen Messe fällig. Nach Ablauf der Frist fallen Zuschläge bis zu 25 % an.

Greifen Sie auf einen bereits vorhandenen Messestand zurück, kann die Planung kürzer ausfallen. Hier gilt es nur, sich rechtzeitig über eventuell benötigte neue Grafiken Gedanken zu machen. Spätestens vier Wochen vor Messebeginn sollten die fertigen Grafikdaten vorliegen, damit diese rechtzeitig gedruckt werden können. Zwar bieten viele Druckereien Same Day Lieferungen an, lassen sich diese natürlich aber gut bezahlen.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, einen neuen Messestand zu kaufen oder zu mieten, holen Sie frühzeitig Angebote ein. Wir empfehlen eine Vorlaufzeit von mindestens 3 – 4 Monaten. Leider ist es aufgrund der wirtschaftlich angespannten Situation nicht ausgeschlossen, dass einige Messebauer gezwungen sein werden, ihre Firma zu schließen. Die Anzahl der Dienstleister verringert sich damit zukünftig.

Hinzu kommt, dass sich die Auf- und Abbauzeiten für die Messestände voraussichtlich verlängern werden, damit sich nicht zu viele Menschen auf einmal in der Messehalle aufhalten. Messebauer werden ihre personellen Ressourcen frühzeitig einplanen müssen. Beauftragen Sie daher rechtzeitig den Messestand.

Möchten Sie mit Kunden und Interessenten vorab Termine auf der Messe vereinbaren, macht es Sinn moderne digitale Buchungssysteme einzusetzen. So sind Sie einerseits gut vorbereitet, falls Einlasszahlen wieder kontrolliert oder das Einhalten eines Abstandes von mind. 1,5 m gefordert werden.

Tipps, wie Sie das Besucher- und Einlassmanagement umfassend bis hin zur Leadpflege nutzen können, haben wir für Sie in unserem Beitrag “Moderne Veranstaltungstechnik für Ihr Einladungsmanagement bei Messen und Veranstaltungen” zusammengestellt.

Die Planung eines sicheren Messeauftritts kann für Aussteller mit Mehraufwand und auch Mehrkosten verbunden sein. Dennoch sind die während der Pandemie eingeführten Regelungen teilweise weiterhin sinnvoll, um die Sicherheit und den Schutz von Ausstellern und Besuchern zu gewährleisten. Und dies gerade weil es vielen Menschen in dieser Zeit bewusst geworden ist, wie wichtig die Face-to-Face Kommunikation ist.