6 Tipps wie Sie Ihr Unternehmen mit virtuellen Events in eine erfolgreiche Zukunft steuern

Virtuelle Welten sind im Bereich des Gaming schon seit Jahren Standard. VR im Veranstaltungsbereich, auf Events und Messen ist aber eine Entwicklung, die ohne die aktuellen Einschränkungen wahrscheinlich noch Jahre einen Dornröschenschlaf geschlafen hätte.

Doch in 2020 kam alles anders und viele Messebetreiber, Anbieter und Aussteller haben in Windeseile begonnen, virtuelle Events online zu planen und zu gestalten. Online-Messen wurden von heute auf morgen zur neuen großen Bühne. Man machte aus der Not eine Tugend.

Anbieter für virtuelle Produkte gibt es inzwischen viele. Es gibt auch bereits Erfolgsstorys, aber auch abgesagte Hybrid Events oder andere Veranstaltungen, bei denen Aussteller oder Besucher ausblieben. Was lief hier falsch?

Wir haben wieder einmal unseren Erfahrungsschatz für Sie geplündert und unterstützen Sie gerne mit unseren 6 Tipps für Vorbereitung, Abwicklung + Nachbereitung von virtuellen Online Events.

Verschaffen Sie sich zunächst umfassende Information zum Thema „Virtuelle Messen“. Verstehen Sie, wie analoge Vorgänge Schritt für Schritt digital abgewickelt werden. Von der Besucherregistrierung bis zur Konvertierung der Leads: Wie bewegt sich der Besucher auf dem Event? Wie informiert er sich über Ihre Produktneuheiten? Wieviel Zeit verbringt er auf Ihrem Event und besucht er das Event nur einmal – oder kehrt er womöglich wieder?

Informieren Sie sich vorab gründlich über die verschiedenen Möglichkeiten, die es gibt:

• Besuchen Sie selbst ein virtuelles Event. Sie gehen ja auch nicht als Aussteller auf die Hannover Messe, ohne jemals vorher als Besucher dort gewesen zu sein.
• Erstellen Sie sich eine Wunschliste der benötigten Produkte-Features.
• Sammeln Sie positive Beispiele und auch Dinge, die Ihnen gar nicht gefallen haben.

Je klarer Ihre Vorstellung von einem virtuellen Messestand bzw. einem virtuellen Event ist, umso konkreter können Sie Ihre Vorstellungen und Wünsche beim Anbieter nachfragen.

Kaufen Sie nicht die Katze im Sack. Und klären Sie für sich vorab, welche Kriterien für Ihr Unternehmen besonders entscheidend sind: Kosten? Qualität? Erfahrung? Onlinebewertungen? Usability? Zeitraum bis zur Fertigstellung? Oder vertrauen Sie auf den Ratschlag eines Geschäftspartners?

Welche Kriterien es auch sind – nehmen Sie sich Zeit und wählen den wirklich passenden Anbieter:

• Checken Sie, welcher Anbieter mit seinen Produkten Ihrer Wunschliste (siehe Tipp1) am nächsten kommt.
• Vergleichen Sie die Kosten für die Produktion und den laufenden Betrieb.
• Prüfen Sie ob es zusätzliche Lizenzkosten gibt oder ob die Anzahl der zugelassenen Teilnehmer beschränkt ist.
• Checken Sie auch die Usability der eingesetzten Software für Besucher UND Anwender.
• Wenn Sie ein einen Digitalen/Analogen Zwilling planen: Wählen Sie einen Anbieter der beides kann.

Vertrauen Sie auf Transparenz. Wenn Ihnen ein Anbieter nicht schon im Vorfeld alle angefragten Informationen bereitstellen kann, sollten Sie sich vielleicht woanders umschauen. Bei Clip Unlimited VR gibt es keine versteckten Preisfallen. Wir beraten Sie gerne unverbindlich. Erfahren Sie mehr über Clip Unlimited VR.

Bei virtuellen Events ist zwischen verschiedenen Formaten zu unterscheiden. Was stellen Sie sich vor? Planen Sie ein eigenes individuelles Hausevent? Dann können Sie Zeitraum, Dauer und Konzept selbst festlegen. Oder nehmen Sie als Aussteller an einem virtuellen oder hybriden Event teil? Dann müssen Sie sich an den Vorgaben und Rahmenbedingungen des Veranstalters orientieren.

Planen Sie daher Ihren virtuellen Auftritt mindestens ebenso sorgfältig wie ein Offline-Event:

• Definieren Sie Ihre Ziele, Ihre Zielkunden und legen Sie Kennzahlen fest.
• Definieren Sie das Event, das für Ihre Ziele am besten passt.
• Erarbeiten Sie ein umfassendes Konzept und holen sich hier ggfls. Unterstützung von Experten.
• Beachten Sie je nach Veranstaltungstyp ob Besucher sich nur registrieren oder Tickets kaufen müssen. Planen Sie z.B. eine Verlosung von Freikarten oder sonstigen Anreizsystemen.
• Beginnen Sie frühzeitig, Ihre digitalen Inhalte – von der Broschüre bis zum Live-Vortrag, vorzubereiten.
• Überlegen Sie, ob es Sinn macht, das Event mehrsprachig anzubieten. In der virtuellen Welt ist dies leicht umzusetzen.

Behalten Sie bei allen Einzelschritten stets die Customer Journey im Blick: Am Ende Ihrer Planung sollten Sie vor allem eine Frage beantworten können: Was erwartet der Besucher und kann ich diese Erwartung mit meinem Event erfüllen. Lautet die Antwort „Ja“ steht einem erfolgreichen Event nichts im Wege.

Denken Sie bei einem virtuellen Event Marketing und Akquise ganz neu. Den Besucher auf dem Gang vor Ihrem Messestand anzusprechen, entfällt als Möglichkeit der Akquise. Auch mit netten Giveaways oder einen Stand mit Erfrischungen können Sie keine Besucher anlocken.

Der potenzielle Kunde muss sich aktiv zur Veranstaltung anmelden. Dies wird er nur tun, wenn interessante Inhalte und Produktneuheiten sowie kompetente und relevante Gesprächspartner bereitstehen.

Bewerben Sie Ihr virtuelles Event, bzw. die Teilnahme an einer virtuellen Messe und konzentrieren Sie sich auf die Vorteile gegenüber einer analogen Veranstaltung:

• Sprechen Sie potentielle Besucher durch gezieltes Targeting und individuelles Einladen an.
• Bewerben Sie Ihr eigenes Event bzw. Ihre Eventteilnahme sowohl online als auch offline.
• Prüfen Sie Ihren gesamten Marketing Mix und ergänzen Sie beispielsweise Social-Media-Aktivitäten, die sich für eine direkte Ansprache der Zielgruppe ggf. besonders gut eignen.
• Oder schalten Sie wieder einmal eine Anzeige in einem branchenspezifischen Magazin.
• Machen Sie neugierig z.B. auf Showrooms mit virtuellen Produkten und Darstellung aller mechanischen und technischen Eigenschaften.
• Planen Sie begleitende Marketingmaßnahmen zu den Vorteilen von Virtual Reality (VR).
• Seien Sie kreativ bei der Gestaltung Ihrer virtuellen Räume.
• Schaffen Sie Erlebnisse für Ihre Besucher, die auf einem Offline-Event nicht möglich wären.
• Kurz: Schaffen Sie etwas Großartiges und sprechen drüber!

Events im virtuellen Raum müssen sich nicht an die Gesetze der Physik oder die Einschränkungen des analogen Messebaus halten. Der Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Dennoch müssen als Funktionen, die den Besucher direkt betreffen, peinlich genau unter die Lupe genommen werden. Fehler, lange Ladezeiten, unlogische oder unverständliche Elemente oder auch schlicht eine schlechte Usability können zum Showstopper werden.

Gehen Sie daher auf Nummer sicher und testen Sie Ihr virtuelles Produkt auf Herz und Nieren:

• Testen Sie Zugänge und Kundenfunktionen wie Registrierung, Ticketing und Login bis ins Detail.
• Verlassen Sie sich nicht blind auf den Anbieter oder andere externe Dienstleister.
• Stellen Sie sicher, dass alle Inhalte und Medien wie geplant eingebunden sind und zu einem optimalen Kundenerlebnis beitragen.
• Trainieren Sie Vorträge, Livestreams und Chats im System.
• Laden Sie Unbeteiligte vorab ein, einen Testflug zu wagen und nehmen Sie deren Feedback ernst.

Einen Besucher, den Sie mit Mühe und einem hohen Marketingbudget auf Ihre virtuelle Messe gelockt haben, sollten Sie nicht wegen technischer Mängel verlieren. Wer mit einem Klick einsteigt, kann mit dem nächsten Klick schon wieder weg sein. So ist es in der virtuellen Welt.

Wie in der analogen Welt, steht und fällt der Erfolg Ihrer Messepräsenz in weiten Teilen mit dem Standpersonal. Im virtuellen Raum zählen hierbei weniger eine CI-konforme Garderobe und ein gepflegtes Erscheinungsbild, sondern vielmehr Technisches Know-how und Sicherheit in der Anwendung der verschiedenen Module.

Ziehen Sie den maximalen Nutzen aus dem Event durch ein gut vorbereitetes Setting:

• Richten Sie – falls noch nicht vorhanden – ein CRM-System ein, um den voll Nutzen des virtuellen Raums auszukosten.
• Binden Sie alle Abteilungen ein und instruieren Sie Ihr gesamtes Personal. Bis hin zur Telefonzentrale sollten alle Mitarbeiter bereit und in der Lage sein, Fragen zum Event zu beantworten.
• Stellen Sie das Kernteam zusammen und arbeiten Sie Ihr „Standpersonal“ sorgfältig ein.
• Anfragen zu Themen wie Registrierung, Login, technischen Voraussetzungen etc. sollte das Team „im Schlaf“ beantworten können.
• Sorgen Sie während des Events für ausreichend Personalkapazität zur Beantwortung von Mails und Telefonanfragen.

Kompetenz, Eloquenz und Belastbarkeit: Gutes Standpersonal rundet Ihre Messepräsenz ab. Ganz gleich wie hervorragend Ihre Produkte sind: Den Faktor „Mensch“ dürfen Sie auch im virtuellen Raum nicht vernachlässigen.

Bei virtuellen Events sind die wichtigsten Kennzahlen wie Besucher, Verweildauer, Grad der Interaktivität, Leadgenerierung, Anzahle der Downloads etc. einfach und automatisiert erfassbar. Echtzeitauswertungen können dabei unterstützen, den Erfolg z.B. einer virtuellen Keynote oder einer Podiumsdiskussion zu beurteilen.
Nutzen Sie die Infos zum Nutzerverhalten intensiv und umfassend:

• Werten Sie Nutzerzahlen und andere KPI noch während des Events aus und reagieren sofort mit Nachbesserungen.
• Leiten Sie bei längeren Veranstaltungen sofort Maßnahmen ab. Fehlen z.B. Besucher, prüfen Sie, ob eine Intensivierung der Marketingmaßnahmen Abhilfe schaffen kann.
• Bewerten Sie nach Abschluss des Events Ihre Zielerreichung, lernen Sie aus möglichen Fehlern und beginnen umgehend mit der Planung weiterer anstehender Events.

Auf dem Bereich virtueller Events kann in Zukunft ein Schwerpunkt Ihrer Vertriebsaktivitäten basieren. VR wird je nach Branche, insbesondere bei sehr erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen ein fester Bestandteil des Portfolios werden.

Was passiert, wenn Abstandregeln, Beherbergungsverbote und Ausgangssperren Schnee von gestern sind? Sind die virtuellen Welten dann reif für den Cyber-Müll? Clip meint: Ganz sicher nein.

Planen Sie beispielsweise bei zukünftigen realen Events Ihren virtuellen Messestand zur Vor- und Nachbereitung des „echten Events“ ein: Machen Sie schon im Vorfeld neugierig auf Ihre Produkte und Dienstleistungen und planen Sie Gespräche. Halten Sie im Nachgang den Kontakt zu Ihren Leads z.B. mit persönlichen Einladungen auf Ihren virtuellen Messestand. Vielleicht feiern Sie sogar eine Stand-Party oder laden zum After-Sales Event?

Kurz gesagt: Revolutionieren Sie Ihre gesamte Kundenkommunikation und präsentieren sich modern, innovativ und zeitlos.

Mit CLIP Unlimited VR stellen wir virtuelle Messestände vor, die zur echten, langfristigen Alternative werden können. Unsere virtuellen Messestände sollen keine kurzfristige „Notlösung“ sein. Vielmehr sind sie designt und entwickelt, um Ihren Vertrieb dauerhaft aufzuwerten und erfolgreich in die Zukunft zu führen.