Ratgeber Förderung, Messestandgestaltung und Business Knigge für Auslandsmessen – Teil 2
In ersten Teil des Ratgebers Auslandmessen haben wir 7 Gründe erläutert, die für eine Teilnahme an Auslandsmessen sprechen und Tipps für die Planung und Organisation gegeben.
Im zweiten Teil des Messeratgebers erfahren Sie
- Welche Fördermöglichkeiten für Auslandsmessen durch Bund und Länder existieren
- Was Sie bei der Gestaltung Ihres Messestandes beachten sollten
- Welche Besonderheiten es bei Messen in den USA gibt
- Wie Sie Fettnäpfchen im Business am besten vermeiden
Am Ende des Beitrags finden Sie den Link zum kostenlosen Download des kompletten Ratgebers.
Fördermöglichkeiten für Auslandsmessen durch Bund und Länder
Das Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) unterstützt jährlich zwischen 250 und 280 Messeteilnahmen im Rahmen des Auslandsprogramms. Die Teilnahme steht allen deutschen Unternehmen offen, die deutsche Produkte ausstellen. Unabhängig von Größe, Herkunft, Branchen- und Verbandszugehörigkeit.
Mehr Informationen finden Sie unter https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Auslandsmarkterschliessung/Auslandsmesseprogramm/auslandsmesseprogramm_node.html
Folgende Beteiligungen stehen Ausstellern auf Auslandsmessen zur Verfügung
Informationsstand
- Mit Fachleuten besetzt, die aus der betreffenden Branche kommen (Auskunftspersonen).
- Erteilung von Auskünften an Messebesucher über die anwesenden deutschen Aussteller und deren Produkte sowie über deutsche Hersteller und Produkte, die nicht auf der Messe vertreten sind
Firmengemeinschaftsstand
- Verbindung einer Ausstellergruppe mit einem Informationsstand
- Firmenstände sind räumlich zusammengefasst und optisch hervorgehoben
- Besucher kann sich zunächst am „Unternehmen Deutschland“ und der Dachmarke „made in Germany“ orientieren
- Kommen nur zustanden, wenn sich mindestens 10 Firmen angemeldet haben
- Aussteller profitieren von der Organisation durch einen Ansprechpartner
Informationszentrum
- Informationsstand, der um Besprechungs-/Präsentationsmöglichkeiten für interessierte Firmen erweitert wurde
- Geeignet für Gespräche mit potentiellen Kunden und die Ausstellung von Prospekten oder kleineren Exponaten (im begrenzten Umfang)
Sonderschau
- Attraktive Exponate können räumlich separat ohne Standpersonal ausgestellt werden
- In der Regel im Zusammenhang mit einem Gemeinschaftsstand
Branchenleistungsschau
- Parallele Veranstaltung zu den Fachmessen
- Stehen als besondere Highlights des Auslandsmesseprogramms unter einem eigenen Beteiligungsmotto wie „German Living“
- Enthalten umfangreiche Begleitmaßnahmen wie eine intensive Bewerbung in den Medien, Sonderschauflächen und ein besonders exklusiver Standbau unter der Dachmarke „made in Germany“ sowie ein kulturelles Rahmenprogramm
- Die Bundesregierung unterstützt u.a. durch Messebeteiligungen den Absatz von Produkten aus dem Bereich erneuerbarer Energien
- Kommt zustande, wenn sich mindestens fünf Firmen verbindlich angemeldet haben
- Wahl zwischen zwei Präsentationsmöglichkeiten: Anmietung eines Infopoints oder Anmietung einer Standfläche mit einheitlichem Standbau und Möblierung
Ergänzt wird das Auslandsmesseprogramm des Bundes durch Förderprogramme der einzelnen Bundesländer. Sie beteiligen sich jährlich an rund 130 Messen im Ausland.
Die Messeprogramme richten sich vornehmlich an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren Sitz in dem jeweiligen Bundesland haben. Etats, Auswahl der Messen und die Richtlinien unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland. Mehr Informationen finden Sie unter https://www.auma.de/de/ausstellen/foerderungen/foerderungen-im-ausland
Beteiligen sich weder Bund noch Länder an einer Messe, gibt es noch die Möglichkeit eine passende Messe zu finden, die von einer deutschen Messegesellschaft im Zielland veranstaltet wird. Deutsche Messeveranstalter organisieren jährlich mehr als 300 Messen im Ausland.
Messestandgestaltung bei Auslandsmessen
Bei der Standgestaltung gilt es einige Hürden zu nehmen und Kostenfallen zu vermeiden.
Farbgestaltung des Messestandes
Prüfen Sie vorab, ob Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens ohne Abstriche übernehmen können. Farben können in vielen Ländern eine unterschiedliche Bedeutung haben.
Hier einige Beispiele:
- Rot gilt in China als Glücksfarbe. In Südkorea löst sie stark negative Assoziationen aus.
- Bedeutet die Farbe Weiß bei uns Reinheit und Unschuld, ist es in China und Japan die Farbe für Trauer und Tod.
- Gelb steht in Schweden für „Kein Geld“, in arabischen Ländern bedeutet sie dagegen Glück und Wohlstand.
Messemöbel
Achten Sie bei der Auswahl der Messemöbel beispielweise auch auf die klimatischen Bedingungen vor Ort. In heißen Ländern können plastikbeschichtete Stühle schnell unangenehm werden.
Wenn Sie vor Ort Möbel mieten, sind Sie auf der sicheren Seite, dass die Höhe der Möbel stimmt. Asiaten oder Lateinamerikaner sind im Durchschnitt kleiner als Europäer. Im arabischen Raum sollten Sie immer mehr Stühle einberechnen und aufstellen, da arabische Geschäftsleute gern mit der ganzen Familie anreisen.
Messeboden
Wenn Sie sich dazu entschieden haben, einen erhöhten Podestboden legen zu lassen, sollten Sie folgendes bedenken.
In Japan ist es üblich, beim Betreten eines Raumes über Stufen die Schuhe auszuziehen. Ein leicht erhöhter, mit Stufen versehener Messestand kann einen japanischen Besucher vor die Frage stellen, ob er den Stand mit Schuhen betreten soll oder ob er den Stand gar nicht erst betritt.
In den USA kennt man das System des Doppelbodens gar nicht. Typisch sind hier hochflorige Teppiche, unter denen Flachkabel verschwinden. Grund dafür ist, dass ein Boden zusätzliches Gewicht und damit Mehrkosten bedeutet.
Mehr Informationen zum Messebau in den USA finden Sie im nachfolgenden Abschnitt.
Kostspielige Messen in den USA
Amerikanische Messen sind Branchentreffen und werden in der Regel von Berufs- und Industrieverbänden organisiert. Diese benennen für die Organisation und die Infrastruktur einen sogenannten „General Contractor“.
Alles Leistungen rund um Messen in den USA werden vom General Contractor angeboten. Die Preise hierfür legt er gemeinsam mit dem Berufsverband fest.
Ein amerikanischer Messebauer stellt nur den Stand her. Alles andere wie der Aufbau, Elektroinstallationen wird vom General Contractor gestellt und abgerechnet. Prüfen Sie daher bei einem Angebot genau, ob damit tatsächlich alle Kosten abgedeckt sind.
Eine weitere Besonderheit in den USA ist die sogenannte Drayage. Fracht darf in der Messehalle nicht selbst bewegt werden. Die einfahrenden LKWs werden gewogen und die An- und Ablieferung vom Hallentor an die Standfläche, die Abholung sowie die Lagerung der Verpackungen während der Messe werden nach Gewicht abgerechnet.
Das erklärt die in den USA bevorzugte Leichtbauweise, z.B. mit Stoff bezogene Aluminiumrahmen. Je leichter das Messeequipment, desto günstiger wird es für den Aussteller. Zudem sind sie schneller aufgebaut. Ein Vorteil in Anbetracht der oft sehr kurzen Aufbauzeiten.
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Für die Entladung an der Messe gibt es feste Zeiten, die gebucht und bezahlt werden müssen. Kommt der Spediteur zu früh oder zu spät, wird der LKW nicht abgeladen. Bei einer Verspätung muss eine neue Zeit gebucht und natürlich bezahlt werden.
Wenn Sie planen, Ihren eigenen Messestand mit in die USA zu nehmen, studieren Sie vorher eingehend das Exhibitor Manual. Jede Messe hat eigene Bauvorschriften, oft abhängig von Standgröße und Standdesign.
Modulare Messestände sind in den USA nicht so verbreitet wie z.B. in Deutschland. Beauftragen Sie einen amerikanischen Messebauer, kann es vorkommen, dass er Ihnen einen Messestand, der zuvor einmal für einen anderen Aussteller gebaut wurde, einfach nur mit veränderten Grafiken anbietet.
Es geht nichts ohne die Unions (Gewerkschaften)
Als Aussteller oder Messebauer ist man in den USA verpflichtet Gewerkschaftsmitarbeiter oder Labors zu engagieren. Deutsche Mitarbeiter dürfen sich am Standbau überhaupt nicht beteiligen.
Statt eines Generalisten gibt es für jedes Gewerk einen eigenen Spezialisten, so dass Sie einen Elektriker, einen Schreiner, einen Bodenleger und einen Installateur separat beauftragen müssen.
Aufgrund dieses Spezialistentums kann es vorkommen, dass Sie einen Arbeiter für den ganzen Tag bezahlen müssen, obwohl er nur ein paar Stunden zu tun hat. Fallen Überstunden an, wird es richtig teuer. Am Wochenende und nach 18:00 Uhr werden Zuschläge gezahlt. Stundenlöhne von über € 300,00 sind in den USA nicht unüblich.
Business Knigge Regeln auf Auslandsmessen
Kleiderordnung
Dem Erscheinungsbild wird in den meisten Ländern auf der Welt die gleiche Bedeutung beigemessen. Immer angemessen gekleidet sind die Herren mit einem Anzug und Krawatte und die Damen mit einem Kostüm oder Hosenanzug.
In warmen Ländern sollte die Geschäftskleidung aus möglichst leichten Stoffen sein, um übermäßiges Schwitzen zu vermeiden.
In arabischen Ländern sollten Geschäftsfrauen wenig Haut zeigen und körperbetonte Kleidung vermeiden. Hier empfehlen sich ein Hosenanzug oder ein Kostüm mit langem Rock und Strumpfhosen sowie geschlossenen Schuhen.
Begrüßung
Wenn Sie Messebesucher in der jeweiligen Landessprache begrüßen, sichert Ihnen das bereits einige Sympathiepunkte. Die entsprechenden Floskeln lassen sich leicht im Internet recherchieren.
Empfehlenswert ist es ebenfalls, sich vorab über weitere Gepflogenheiten bei der Begrüßung in verschiedenen Ländern zu informieren.
So verbeugen sich Chinesen bei der Begrüßung und übergeben die Visitenkarte mit beiden Händen und der Schrift nach vorn. In der Regel kommt der Nachname vor dem Vornamen. Der Ranghöhere in einer Gruppe wird zuerst begrüßt. In einer Gruppe sollten Sie jede Person einzeln begrüßen.
Nach einer Verbeugung zur Begrüßung überreichen japanische Geschäftsleute Ihnen ebenfalls die Visitenkarte mit beiden Händen. Nehmen Sie die Karte mit beiden Händen entgegen und lesen Sie sie aufmerksam. Das zeugt von Respekt. Stecken Sie die Visitenkarte keinesfalls hinten in die Hosentasche. Im besten Fall verstauen Sie sie in einem Visitenkarten Etui.
Eine ausführliche Übersicht über die jeweiligen kulturellen Gepflogenheiten und Verhaltensweisen finden Sie hier.
CT Business Travel hat Business-Regeln für die verschiedensten Länder in einer Infografik gesammelt. Wir Deutschen gelten in vielen Ländern als sehr direkt. Der Infografik können Sie entnehmen, in welchen Ländern eher die indirekte Kommunikation angebracht ist.
RATGEBER FÜR DIE PLANUNG UND ORGANISATION VON AUSLANDSMESSEN