Hybride Events: Das Veranstaltungsformat der Zukunft

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Hybride Events: Das Veranstaltungsformat der Zukunft

Messe- und Eventmarkt im Umbruch

Im März 2020 kam es in der Messe- und Eventbranche aufgrund der Corona Pandemie zu einem abrupten Stillstand. Messen und Events wurden auf später im Jahr oder gar ins nächste Jahr verschoben, einige wurden komplett abgesagt. Für viele Aussteller stellte sich die Frage, wie sie trotzdem Produktinnovationen präsentieren und neue Leads generieren können. Die Digitalisierung hat ihnen neue Optionen eröffnet. Formate wie digitale oder virtuelle Messestände gewinnen zunehmend an Beliebtheit. Wurden solche Formate vor der Krise eher vereinzelt genutzt, erleben sie nun einen regelrechten Boost.

Das Europäische Institut für Tagungswirtschaft EITW untersucht die Auswirkungen der Corona-Krise auf den Veranstaltungsmarkt in Deutschland. Bei der Befragung von Veranstaltungsanbietern zeigt sich eindeutig ein Trend zu hybriden und räumlich verteilten Veranstaltungen.

Bis Anfang März 2020 – vor Beginn der Corona-Krise in Deutschland – haben nur 27 % der Anbieter hybride und räumlich verteile Veranstaltungen als zukunftsweisend erachtet. Nach dem 09. März 2020 waren es bereits 60 %.

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Hybride Events: Gekommen, um zu bleiben

Zweifellos werden Live Events auch nach der Corona-Krise weiterhin von Bedeutung sein. Denn gerade jetzt erkennen wir, wie elementar wichtig die persönliche Begegnung und der direkte Austausch sind.

Eine 2019 veröffentlichte Studie von KANTAR TNS im Auftrag des AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft, ergab, dass 99 % der Aussteller den persönlichen Kontakt und die Möglichkeit zum direkten Networking als wesentliches Messe-Plus erachten. 95 % sehen einen Vorteil darin, dass ihr Unternehmen auf Messen die – potentiellen – Kunden durch Mitarbeiter verschiedenster Kompetenzen unmittelbar beraten kann. (Quelle: https://www.auma.de/de/medien/meldungen/presse-2020-12)

Digitale Formate sind und werden nie zum Ersatz für reale Face-to-Face Kommunikation. Aber sie können eine wichtige und hilfreiche Ergänzung sein. Die oben erwähnte EITW-Studie lässt darauf schließen, dass hybride Events auch nach der Corona-Krise bleiben und sogar an Bedeutung gewinnen werden.

Was sind hybride Events?

Bei einem hybriden Event wird die live stattfindende Veranstaltung um einen virtuellen Teil ergänzt. Beispielsweise nehmen Sie als Aussteller an einer Messe in Düsseldorf teil. Gleichzeitig können Teilnehmer aus aller Welt Ihren Messestand via Tablet, Smartphone, Notebook oder PC online besuchen, mit Ihren Kollegen per Live- oder Video-Chat interagieren oder Vorträge im Live-Stream verfolgen.

NICHT hybrid sind Events, die einfach nur live gestreamt werden, bspw. auf Facebook Live. Hybride Events beziehen die Teilnehmer immer mit ein und lassen eine Interaktion in Form von Kommunikation und Diskussion zu.

Vorteile von hybriden Events

Erhöhung der Reichweite

Teilnehmer sind nicht mehr an physische oder geografische Grenzen gebunden und können das Event von überall verfolgen.

On Demand Content für Marketingzwecke

Inhalte können später als On Demand Content auf einer Webseite oder Plattform zur Verfügung gestellt werden. In kleineren „Häppchen“ aufbereitet, kann der Content nach der Veranstaltung z.B. auf Social Media Kanälen verbreitet werden und somit Lebensdauer und Reichweite des Events verlängern.

Gewinnung wichtiger Insights

Durch das datenschutzkonforme Sammeln von Teilnehmerdaten werden nützliche Informationen gewonnen. Es kann nachverfolgt werden, wer an dem digitalen Event teilgenommen hat und welche Interaktionen erfolgt sind.

Grüner Fußabdruck

Da internationale Teilnehmer sich eine Anreise zum Event sparen können, wirkt sich das positiv auf die CO²-Bilanz des Events aus.

Nachteile von hybriden Events

Ablenkung von außen

Sind Teilnehmer bei einem Event persönlich anwesend, sind sie auf das dortige Geschehen fokussiert. Sitzen sie dagegen vor dem Bildschirm im Büro oder Zuhause und verfolgen das Event online, lassen sie sich leicht ablenken. Der Aufwand, die Teilnehmer online „bei Laune zu halten“, sollte nicht unterschätzt werden. Die Aufmerksamkeitsspanne ist online weitaus geringer als offline.

Hohe No-Show-Rate

Die Anmeldung für ein virtuelles Event ist schnell und unkompliziert. Und ist anders als bei einer Live-Messe unter Umständen nicht mit Kosten (Anreise, Übernachtung, Eintritt) verbunden. Da verwundert es nicht, dass digitale Events mit einer hohen No-Show-Rate zu kämpfen haben.

Technischer Aufwand

Neben Kameras, Mikrofonen, geschultem Personal und schnellem, sicheren WLAN, um Veranstaltungen aufzuzeichnen und zu streamen, sind zuverlässige Plattformen notwendig, um das hybride Event durchzuführen.

Persönlicher Kontakt und Live-Erlebnisse fehlen

Networking und das Vermitteln von Emotionen funktionieren nach wie vor am besten von Angesicht zu Angesicht. Menschen wollen mit allen Sinnen erleben.

Fazit

Die Akzeptanz von virtuellen oder digitalen Events hat sich bereits enorm gesteigert und wird weiter steigen. Der zukünftige Trend geht hin zu hybriden Events, d.h. Live-Events werden um digitale Angebote ergänzt.

Hybride Events eignen sich hervorragend, um eine hohe Reichweite zu erzielen. Denn sie können praktisch von überall auf der Welt verfolgt werden.

Face-to-Face Events werden auch zukünftig weiterhin eine Rolle spielen und zwar aus folgenden Gründen:

  • Viele Menschen besuchen Veranstaltungen nicht nur wegen des Inhalts, sondern auch, um andere Teilnehmer mit ähnlichen Interessen zu treffen, sich mit ihnen persönlich auszutauschen und zu vernetzen.
  • Kein anderes Medium schafft es, die Nuancen in der Kommunikation besser zum Ausdruck bringt als die Face-to-Face Kommunikation. Körpersprache, Gestik und Mimik machen in einem Gespräch viel aus. Die Möglichkeiten, Gefühle und Reaktionen des Gegenübers wahrzunehmen, können digitale Events nicht ersetzen.
  • Erfolgreiche Geschäftsabschlüsse basieren auf Vertrauen. Die emotionale Komponente einer persönlichen Begegnung bleibt ein nicht zu unterschätzender Faktor.

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