Messeplanung von A bis Z: Tipps für stressfreie Messeauftritte

Für eine stressfreie Messeteilnahme sollte mit der Planung rechtzeitig, spätestens 12 bis 9 Monate vor der geplanten Messeteilnahme begonnen werden.

Lesen Sie nachfolgend unsere wichtigsten Tipps für eine möglichst reibungslose Messeplanung:

Zwölf bis neun Monate vor Messebeginn

Messeziele definieren

Eine gute Planung steht und fällt mit der Festlegung der Messeziele. Was möchten Sie mit der Messeteilnahme erreichen? Wollen Sie neue Kunden gewinnen, Produktneuheiten präsentieren oder Ihren Bekanntheitsgrad steigern? Je klarer Sie dabei Ihre Ziele definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.

Einen ausführlichen Artikel zur Defintion von Messezielen finden Sie hier.

Passende Messe auswählen

Bei der Vielfalt an nationalen und internationalen Messen fällt die Auswahl der passenden Veranstaltung oftmals schwer, insbesondere wenn zuvor noch keine oder nur wenige Messen besucht wurden.

Als Ansatzpunkte zur Auswahl der richtigen Messen helfen diese Fragestellungen:

• Welche Messen besucht Ihre Zielgruppe?
• Soll es eine Weltleitmesse sein, d.h. die innerhalb einer Branche international führende Messe?
• Soll sich die Messe am europäischen oder deutschen Markt orientieren oder eher ein regionales Publikum anziehen?

Einen ausführlichen Artikel zur Messeauswahl finden Sie hier.

Messebudget festlegen

Bei der Erstbeteiligung an einer Messe ist die Vorausschau noch schwierig. Die Zuordnung aller Kosten ermöglicht nach Schluss und Nachbereitung der Messe (ca. 6 Monate später) auch die abschließende Beurteilung des Erfolges im Verhältnis zum Aufwand sowie die Erfolgskontrolle.

Eine Übersicht über alle Kostenfaktoren einer Messebeteiligung finden Sie hier.

Fördermöglichkeiten prüfen

Eventuell kommt Ihr Unternehmen für eine Förderung in Frage. Eine öffentliche Förderung von Messebeteiligungen deutscher Unternehmen im Inland erfolgt insbesondere durch die Bundesländer. Diese Förderung ist in der Regel auf Fachmessen und auf bestimmte Wirtschaftszweige beschränkt. Darüber hinaus fördert das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) die Beteiligung junger innovativer Unternehmen an einem Gemeinschaftsstand auf internationalen Leitmessen in Deutschland.

Einen ausführlichen Artikel dazu finden Sie hier.

Neun bis sechs Monate vor Messebeginn

Messeunterlagen anfordern

Unterlagen zur Messe sind online bei vielen Messen abrufbar. Fordern Sie alternativ diese Unterlagen per Mail oder telefonisch. Nur wenn Sie frühzeitig umfassend über die Gegebenheiten auf der Messe informiert sind, können unangenehme Überraschungen durch Planungsfehler vermieden werden.

Standgröße und Messestand Typ festlegen

Die Preise für attraktive Standplätze sind oft hoch. Je nach Art des Standes steigen die Preise. Am günstigen sind Reihenstände, am teuersten Inselstände. Beziehen Sie alle Variablen in Ihre Messestandplanung und finden Sie so zu dem für Sie geeigneten Messestand.

Messestand Design

Nachdem Sie die Unterlagen bei der Messe angefordert und die gewünschte Standgröße bestellt haben, geht es an die konkrete Gestaltung des Messestandes.

Sie haben nur wenige Sekunden Zeit, um mit Ihrem Messestand den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen, ehe der Messebesucher vielleicht vorbeigegangen ist. Egal, ob auf 10 m² oder 100 m². Entscheidend ist ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen Ihrer Messeziele optimal unterstützt.

Nützliche Mehr Tipps zum Messestand Design finden Sie hier.

Exponate auswählen

Legen Sie rechtzeitig fest, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie auf der Messe vorstellen möchten. Wir empfehlen, die Anzahl der Produkte eher klein zu halten, um Ihren Messestand nicht zu überladen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung z.B. auch die Frage, wie Sie größere Exponate zur Messe anliefern lassen.

Sechs bis drei Monate vor Messebeginn

Auswahl, Briefing und Beauftragung der Messebaufirma

Benötigen Sie einen Messebauer, da Sie über keinen eigenen Messestand verfügen, sollten Sie jetzt mit der Planung beginnen. Für ein möglichst gutes Briefing des Messebauers empfehlen wir, sich frühzeitig Gedanken darüber zu machen, wir Ihr Messestand aussehen soll. Was sind Ihre Messeziele? Welche Botschaft soll Ihr Messestand transportieren? Wollen Sie den Messestand mehrfach einsetzen? Benötigen Sie auf Folgemesse evtl. abweichende Standgrößen und Messestand Arten? Macht es Sinn zunächst einen Messestand zu mieten?

Wenn Sie mehrfach im Jahr auf Messen ausstellen, sollte Sie über die Anschaffung eines eigenen Messestandes nachdenken. Clip hat verschiedene modulare Messesysteme im Programm, die je nach Anforderung „mitwachsen“.

Drei bis ein Monat vor Messebeginn

Festlegung und Briefing des Standpersonals

• Legen Sie fest wie viel Personal für die Messe nötig ist und buchen Sie rechtzeitig entsprechende Hotelzimmer. Erfahrungsgemäß sind die Zimmerpreise zu Messezeiten 2 – 3 x teurer als zu anderen Zeiten im Jahr.
• Legen Sie fest, welche Aufgaben jeder Einzelne erfüllen soll und schreiben Sie einen Einsatzplan?
• Denken Sie evtl. über ein Messetraining für Ihr Standpersonal nach.
• Gibt es einen Dresscode für Ihr Standpersonal? Dann informieren Sie Ihr Personal rechtzeitig oder stellen entsprechende Messe-Outfits zur Verfügung.
• Lassen Sie ausreichend Visitenkarten drucken.

Mailing / Einladungen an Kunden versenden

Fangen Sie frühzeitig an, Einladungen an Ihre Kunden zu versenden. Wir empfehlen mehrstufige Einladungsaktionen. Beginnen Sie mit einer „Save the date“ Karte oder Email und stellen Sie ggfls. ein Freikarten Kontingent zur Verfügung. Im nächsten Schritt laden Sie Ihre Kunden schriftlich ein und vereinbaren Sie ggfls. persönliche Gesprächstermine am Messestand. Erinnern Sie zum Schluss ggfls. mit einem persönlichen Anruf beim Kunden an den Messetermin.

Laden Sie neben Ihren bestehenden unbedingt auch potentielle neue Kunden und Kontakte ein und nutzen so die Möglichkeit Kontakte zu intensivieren.

Nicht vergessen

• Kataloge, Prospekte etc. in Auftrag geben
• Pressearbeit vorbereiten
• Anmeldungen für Strom, Wasser, Kommunikation am Messestand vornehmen
• Informations-Newsletter zur Messeteilnahme versenden
• Messeteilnahme auf der eigenen Website einbinden

Wenn Sie alle unsere Tipps für eine reibungslose Messeplanung berücksichtigen, sollte einem erfolgreichen Messeauftritt Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege stehen.