5 Tipps für erfolgreiche digitale Events

Virtuelle oder digitale Events sind momentan aufgrund der Corona-Pandemie die einzige Alternative zu Live-Events. Sicher ist, dass es sich hierbei nicht nur um einen temporären Trend handelt. Im Gegenteil: Viele Organisatoren ziehen zukünftig hybride Events in Betracht, d.h. Live-Events werden um digitale Elemente ergänzt.

Wir haben für Sie fünf Tipps für erfolgreiche digitale Events zusammengestellt.

Bevor Sie entscheiden, welches digitale Event-Tool für Sie das richtige ist, legen Sie sich erst eine Strategie zurecht und entwickeln Sie ein Konzept. Machen Sie dabei nicht den Fehler, das geplante Live-Event 1:1 in ein digitales Event übertragen zu wollen. Das wird nicht funktionieren.

Fragen, die Sie für sich vorab beantworten sollten:

• Was ist der Anlass für das digitale Event (z.B. Vorstellung eines neuen Produktes oder einer Dienstleistung)?
• Welche Inhalte möchten Sie bereitstellen (z.B. Videos, Produktinformationen, Whitepaper etc.)?
• Wie stellen Sie sich die Interaktion mit den Besuchern vor (z.B. Live Chat, Video Chat, Live Streams, Q&A Sessions etc.)?
• Was ist Ihr Veranstaltungsziel (z.B. Generierung neuer Leads, Kundenbindung etc.)?
• Möchten Sie einen professionellen Moderator einsetzen?
• ie viele Besucher erwarten Sie?
• Stehen ausreichend Mitarbeiter für Live- und Video-Chats zur Verfügung? (Die Möglichkeit, dass Besucher Termine für Live- und Video-Chats vorab vereinbaren können, sorgt für Planungssicherheit.)
• Wie hoch ist Ihr Budget?

Die Beantwortung der Fragen hilft Ihnen dabei, die für Sie passende Lösung für ein digitales Event zu finden.

An wen richtet sich Ihr digitales Event? Nicht jeder in Ihrer Zielgruppe muss digital-affin sein und kennt sich mit der Technologie aus. Versuchen Sie, die technischen Hürden für die Anmeldung und das Event selber so gering wie möglich zu halten.

Überlegen Sie vorab, was Ihre Zielgruppe interessiert. Mit welchen Inhalten sprechen Sie Ihre Zielgruppe am besten an?

Besucher sind nicht mehr an physische oder geografische Grenzen gebunden. Dadurch kann sich Ihre Reichweite enorm erhöhen. Aufgrund der Internationalität der Besucher wird es evtl. notwendig, die Registrierung, Event-Inhalte sowie Interaktionen in mehreren Sprachen anzubieten.

Die Aufmerksamkeitsspanne bei Menschen ist relativ gering. Angeblich ist sie mit 8 Sekunden kürzer als bei einem Goldfisch, der sich 9 Sekunden Zeit nimmt. Bei einem digitalen Event ist der Ausstieg nur ein Klick entfernt. Gründe dafür sind zum Beispiel Ablenkungen durch Kollegen, das Telefon, den Chef, der schnell noch etwas erledigt haben möchte oder schlichtweg Langeweile.

Überlegen Sie sich vorab genau, wie Sie Ihre Besucher bei Laune halten möchten. Binden Sie Live- und/oder Video-Chats ein. Vermitteln Sie Ihre Inhalte in Form eines Live Streams. Das können bspw. interessante Vorträge, Experten Interviews, Diskussionen oder Q&A Sessions sein. Ziehen Sie Gamification-Elemente in Betracht, um die Besucher spielerisch zu motivieren.

Das Besucher-Marketing, das bei Live-Events vom Veranstalter übernommen wird, müssen Sie allein stemmen. Der ganze Aufwand ist umsonst, wenn niemand von Ihrem digitalen Event erfährt und keiner teilnimmt.

Das Marketing dafür ist daher mindestens genauso wichtig, wie die angebotenen Inhalte. Überlegen Sie, wie und auf welchen Kanälen Sie Ihre Zielgruppe erreichen.

Erstellen Sie rechtzeitig eine informative Landingpage mit Registrierungsformular, auf der sich die Besucher über Themen und Inhalte informieren können. Wenn Sie eine Marketing-Automation-Software wie Hubspot einsetzen, können Sie einen Workflow mit automatisierten E-Mails anlegen. Die registrierten Teilnehmer werden dann automatisch per E-Mail rechtzeitig an das bevorstehende Event, Vorträge oder Live-Streams erinnert. Das hilft, die No-Show-Rate zu begrenzen, die bei digitalen Events recht hoch ist.

Mögliche Werbemaßnahmen:

• Regelmäßige Posts auf Social Media Kanälen wie Instagram, Facebook, LinkedIn, Xing
• Bezahlte Werbeanzeigen bei Google, Bing sowie den oben genannten Social Media Kanälen
• Teaser-Videos auf den Kanälen
• Newsletter
• Hinweis in Ihrer E-Mail Signatur
• Pressemitteilungen in (kostenlosen) Presseverteilern
• Postkarten

Die richtige Nachbereitung ist auch bei einem digitalen Event nicht zu unterschätzen.

Bedanken Sie sich nach dem Event bei den Besuchern per E-Mail für die Teilnahme. Bitten Sie um eine kurze Bewertung und Feedback. Was können Sie beim nächsten Mal besser machen?

Werten Sie die Fragen aus den Chats und Q&A Sessions aus. Eventuell gibt es offene Fragen zu beantworten. Eine gute Gelegenheit, um mit den Besuchern weiterhin in Kontakt zu bleiben.

Nutzen Sie die Live Stream Aufnahmen und stellen Sie diese den Besuchern nach dem Event als On Demand Videos zur Verfügung. Den Link können Sie in einer weiteren E-Mail versenden. Prüfen Sie darüber hinaus, welche Event Inhalte sich auf welchem Kanal eventuell zweitverwerten lassen. Sie können bspw. die Inhalte in kleineren „Häppchen“ aufbereiten und diese auf Ihren Social Media-Kanälen oder anderen Plattformen wiederverwenden, um die Lebensdauer und Reichweite Ihres Events zu verlängern.

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