Messeplanung von A bis Z für stressfreie Messeauftritte

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Messeplanung von A bis Z für stressfreie Messeauftritte

Für eine stressfreie Messeteilnahme sollte mit der Planung 12 bis 9 Monate vorher begonnen werden

Zwölf bis neun Monate vor Messebeginn

Messeziele definieren

Eine gute Planung steht und fällt mit der Festlegung der Messeziele. Was möchten Sie mit der Messeteilnahme erreichen? Wollen Sie neue Kunden gewinnen, Produktneuheiten präsentieren oder Ihren Bekanntheitsgrad steigern? Je klarer Sie dabei Ihre Ziele definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.

Einen ausführlichen Artikel dazu finden Sie hier.

Passende Messe auswählen

Bei der Vielfalt an nationalen und internationalen Messen fällt die Auswahl schwer.

Ansatzpunkte zur Auswahl der richtigen Messen sind

  • Welche Messen besucht die Zielgruppe?
  • Soll es eine Weltleitmesse sein, d.h. die innerhalb einer Branche international führende Messe?
  • Soll sich die Messe am europäischen oder deutschen Markt orientieren oder eher ein regionales Publikum anziehen?

Einen ausführlichen Artikel dazu finden Sie hier.

Messebudget festlegen

Bei der Erstbeteiligung ist die Vorausschau noch schwierig. Die Zuordnung aller Kosten ermöglicht nach Schluss der Messe (ca. 6 Monate später) auch die abschließende Beurteilung des Erfolges im Verhältnis zum Aufwand sowie die Erfolgskontrolle.

Eine Übersicht über die Kostenfaktoren einer Messebeteiligung finden Sie hier.

Fördermöglichkeiten prüfen

Eventuell kommt Ihr Unternehmen für eine Förderung in Frage. Eine öffentliche Förderung von Messebeteiligungen deutscher Unternehmen im Inland erfolgt insbesondere durch die Bundesländer. Diese Förderung ist in der Regel auf Fachmessen und auf bestimmte Wirtschaftszweige beschränkt. Darüber hinaus fördert das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) die Beteiligung junger innovativer Unternehmen an einem Gemeinschaftsstand auf internationalen Leitmessen in Deutschland.

Einen ausführlichen Artikel dazu finden Sie hier.

Neun bis sechs Monate vor Messebeginn

Messeunterlagen anfordern

Die Unterlagen sind online bei fast jeder Messe abrufbar.

Standgröße und Messestand Typ festlegen

Die Preise für attraktive Standplätze sind oft hoch. Je nach Art des Standes steigen die Preise. Am günstigen sind Reihenstände, am teuersten Inselstände.

Messestand Design

Nachdem Sie die Unterlagen bei der Messe angefordert und die gewünschte Standgröße bestellt haben, geht es an die konkrete Gestaltung des Messestandes.

Sie haben 3 Sekunden Zeit, um mit Ihrem Messestand den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen. Egal, ob auf 10 m² oder 100 m². Entscheidend ist ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen Ihrer Messeziele unterstützt.

Exponate auswählen

Legen Sie rechtzeitig fest, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie auf der Messe vorstellen möchten. Wir empfehlen, die Anzahl der Produkte eher klein zu halten, um die Messestand nicht zu überladen. Machen Sie sich Gedanken, wie Sie größere Exponate zur Messe anliefern lassen.

Sechs bis drei Monate vor Messebeginn

Auswahl, Briefing und Beauftragung der Messebaufirma

Benötigen Sie einen Messebauer, da Sie über keinen eigenen Messestand verfügen, sollten Sie jetzt mit der Planung beginnen. Für ein Briefing des Messebauers empfehlen wir, sich frühzeitig Gedanken darüber zu machen, wir Ihr Messestand aussehen soll. Was sind Ihre Messeziele? Welche Botschaft soll Ihr Messestand transportieren? Wollen Sie den Messestand mehrfach einsetzen? Haben Sie evtl. sich ändernde Standgrößen und Messestand Arten?

Wenn Sie mehrfach im Jahr auf Messen ausstellen, sollte Sie über die Anschaffung eines eigenen Messestandes nachdenken. Clip hat verschiedene modulare Messesysteme im Programm, die je nach Anforderung „mitwachsen“.

Grafikkonzept erarbeiten

Das Grafikkonzept sollte sich an Ihrem Corporate Design orientieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Logo gut sichtbar ist. Beherzigen Sie die Regel, dass Bilder mehr als 1000 Worte sagen. Haben Sie Mut zu ausgefallenen Ideen.

Nicht vergessen

Begleitende Werbemaßnahmen, z.B. PR Artikel festlegen

Messekatalog-Eintragung

Werbegeschenke festlegen und bestellen

Externe Mitarbeiter oder Hostessen buchen

mobiler messestand Coppenrath feingebäck_kundenmeinung

Drei bis ein Monate vor Messebeginn

Festlegung und Briefing der Standbesetzung

Wie viel Personal ist für die Messe nötig? Buchen Sie rechtzeitig Hotelzimmer. Erfahrungsgemäß sind die Zimmerpreise zu Messezeiten 2 – 3 x teurer. Welche Aufgaben soll jeder Einzelne erfüllen? Denken Sie evtl.  über ein Messetraining für Personal nach. Gibt es einen Dresscode für Ihr Standpersonal? Lassen Sie ausreichend Visitenkarten drucken.

Mailing / Einladungen an Kunden versenden

Fangen Sie frühzeitig mit den Einladungen an. Wir empfehlen mehrstufige Einladungsaktionen. Beginnen Sie mit einer „Save the date“ Karte oder Email, im nächsten Schritt laden Sie Ihre Kunden schriftlich ein und zum Schluss der persönliche Anruf beim Kunden als Erinnerung.

Laden Sie neben Ihren bestehenden auch neue Kunden ein.

Nicht vergessen

  • Kataloge, Prospekte etc. in Auftrag geben
  • Pressearbeit
  • Anmeldungen für Strom, Wasser, Kommunikation
  • Newsletter versenden
  • Einbindung auf die Webseite

Auf der Messe

  • Messestand abnehmen
  • Namensschilder ausgeben
  • Messeberichte / Leads erfassen
  • Visitenkarten scannen
  • Wettbewerb beobachten

Nach der Messe

  • Abbau und Rücktransport überwachen
  • Analyse, wieviel Prozent der Messeziele erfüllt wurden
  • Leads nachbearbeiten
  • Kosten erfassen und evaluieren
  • Abschlussbericht

Clip_WP3_Der Weg zum erfolgreichen Messeauftritt

IHR WEG ZUM ERFOLGREICHEN MESSEAUFTRITT – TIPPS & TRICKS

Messeteilnahmen stellen im Marketing-Budget von ausstellenden Unternehmen oft den größten Posten dar. Eine gute Planung und Vorbereitung kann viel Zeit und Geld sparen.

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