Hybride Events: 5 Tipps, wie Sie Aussteller und Besucher bei Laune halten

Wenn Sie unsere 5 Tipps zur Vorbereitung eines hybriden Events berücksichtigt haben, ist Ihr Event vielleicht gerade in Planung. Auf jeden Fall folgen Sie mit der Entscheidung für eine Teilnahme an einer hybriden Messe oder der Planung eines eigenen hybriden Events voll im Trend.

Denn die Zukunft vieler Veranstaltungen ist hybrid. Künftig werden die Besucher vielfach entscheiden können, ob sie anreisen oder virtuell am Event teilnehmen.

Große, internationale Messen wurden werden hybrid geplant und finden trotz aller Einschränkungen statt:

Die „Mutter aller Buchmessen“, deren Wurzeln bis ins 15. Jahrhundert zurückreichen, plante im Herbst 2021 (20.-24. Oktober 2021) eine Präsenzveranstaltung auf dem Messegelände mit hybridem Rahmenprogramm.

Digitale und hybride Angebote werden mit Medienpartnern wie ARD + ZDF, FAZ und weiteren Institutionen geplant und umgesetzt und werden sicherlich Zeichen setzen:

• Live-Übertragungen von der ARD-Buchmessen-Bühne
• Livestreams von Lesungen auf dem „Blauen Sofa“
• Hybrides Programm des Partnerlandes Kanada mit zahlreichen kanadischen AutorInnen
• Networking-Format „The Hof“ für Fachbesucher
• Intensive einstündige Masterclasses mit Best Practices und viel Expertenwissen
• …

Sowohl AusstellerInnen als auch KundInnen, die sich gegen eine Standpräsenz in Frankfurt entscheiden, können sich an allen Formaten aktiv beteiligen und eigene digitale Programmpunkte einbringen.

Gut zu wissen: Die Frankfurter Buchmesse plant eine langfristig ausgerichtete Digitalstrategie.

Quelle: https://www.buchmesse.de/presse/pressemitteilungen/2021-07-07-reconnect-frankfurt-die-frankfurter-buchmesse-im-ueberblick

Auch die Veranstalter der Hannover Messe planen für 2022 neben der physischen Messepräsenz umfassende virtuelle Services. Ausstellende Unternehmen können real vor Ort, hybrid oder auch rein digital teilnehmen. (Quelle: https://www.hannovermesse.de/de/presse/pressemitteilungen/hannover-messe/hannover-messe-2022-digitalisierung-und-dekarbonisierung-im-fokus)

Auf die angekündigten „innovativen digitalen Beteiligungsmöglichkeiten“ darf man gespannt sein. In jedem Fall wird digitales Neuland hier nicht nur betreten, sondern professionell erschlossen. Und voraussichtlich neue Maßstäbe für virtuelle Präsentationen und Aktionen gesetzt.

Auch die FACHPACK, Fachmesse für Verpackung, Technik und Prozesse, fand in 2021 als physische Messe mit digitaler Erweiterung statt. Alternativ stand auch ein rein digitales Branchen-Event als „Fallbacklösung“ bereit, um maximale Planungssicherheit für die Aussteller sicherzustellen.  Eine digitale Plattform „myFACHPACK“ bot neue und ergänzende Mehrwerte für FACHPACK-Kunden. Optionen für Online-Matchmaking und Networking sollte bereits vor Messebeginn den Kontakt zwischen Austellern und Besuchern erleichtern und organisieren.

Doch alles ging gut und die Fachpack zählte rund 24.000 Fachbesucher, welche die FACHPACK persönlich vor Ort in Nürnberg besuchten. Für 2022 wird die FACHPACK wieder in voller Größe geplant. Der digitale Bereich “myFACHPACK”  mit  Ausstellerprofilen und Videos bleint auch für künftige Messen erhalten.

Quellen: https://www.auma.de/de/medien/newsletter/fachpack-an-regulaerem-termin-als-hybride-messe
https://www.fachpack.de/

Zusammenfassend kann an dieser Stelle gesagt werden, dass alle Bemühungen und Investitionen die bis heute und künftig in digitale Lösungen gesteckt werden, mit großer Sicherheit auf fruchtbaren Boden fallen werden. Mit den Big Playern als Vorreiter wird die Akzeptanz digitaler und hybrider Lösungen künftig an Bedeutung gewinnen – auch wenn die Pandemie längst vorbei ist.

Die technischen Möglichkeiten für hybride Events von morgen sind heute schon gegeben. Auch wir von Clip haben bereits vor einiger Zeit Lösungen für virtuelle Angebote wie Messestände und Showrooms in unser Angebotsportfolio aufgenommen. Unsere Kunden berichten von einer hohen Akzeptanz der digitalen Präsentation im Markt. Überzeugen Sie sich beispielsweise hier von den vielfältigen Möglichkeiten und der hohen Qualität unserer VReal Rooms Lösung.

Nun aber zu unseren Tipps für die Ausgestaltung Ihrer hybriden Veranstaltung. Hierbei ist in erster Linie zu bedenken, dass die rein virtuell teilnehmenden Aussteller und Besucher Ihres Events nicht wie gewohnt direkt miteinander interagieren können. Es fehlen die reale Begegnung und auflockernde Elemente wie gemeinsame Kaffeepausen, direkter Erfahrungsaustausch oder das Lachen über einen kleinen Scherz.

Als Veranstalter eines hybriden Events müssen Sie dafür sorgen, dass auch die virtuellen Teilnehmer „aktiviert“ werden und in den Mittelpunkt rücken. Dies gilt sowohl für Aussteller als auch für Besucher. Sonst kann es schnell passieren, dass das Event insgesamt nicht als positiv empfunden wird.

Tipp 1: Stabile Technik einsetzen und gut informieren

Systemausfälle, instabile Verbindungen oder andere Technikpannen können einem hybriden Event schnell ein jähes Ende setzen. Auch fehlende Informationen oder ein schlechter Zeitplan kann den Erfolg gefährden. Beachten Sie daher schon bei der Planung diese Empfehlungen:

• Setzen Sie auf bewährte Anbieter und erprobte Software
• Testen Sie Software und Systeme im Vorfeld intensiv auf ihre Benutzerfreundlichkeit und Belastbarkeit
• Stellen Sie sicher, dass Supportmitarbeiter im Ernstfall vor Ort unmittelbar bereitstehen
• Machen Sie sich selbst und Ihr Team bestmöglich mit dem eingesetzten System vertraut

Man stelle sich nur vor, dass unmittelbar vor einer „Elefantenrunde“ die Übertragung an das digitale Auditorium ausfällt. Dies bedeutet nicht nur einen Ausfall für die Teilnehmer am Bildschirm. Wenn es „gerecht“ zugehen sollen, warten auch Redner und analoge Teilnehmer, bis das System wieder „steht“.

Tipp 2: Inhalte, Präsentationen und Ablauf „hybrid denken“

Denken Sie hybrid. Vergessen Sie „So haben wir das schon immer gemacht“ und planen vom Grundsatz her neu. Nur wenn das gesamte Event inkl. Zeit- und Redaktionsplan auf analoge und digitale Teilnehmer abgestimmt ist, werden beide Gruppen begeistert sein.

• Planen Sie die einzelnen Einheiten eher kurz und berücksichtigen die Aufmerksamkeitsspanne insbesondere der digitalen Teilnehmer.
• Denken Sie an regelmäßige Pausen und nutzen Sie diese z.B. für digitale Feedbackrunden
• Setzen Sie einen abwechslungsreichen und spannenden Medienmix ein. Idealerweise enthält Ihr Programm Elemente, die noch nicht jeder kennt. Und denken Sie je nach Teilnehmerkreis an die mehrsprachige Bereitstellung der Inhalte.
• Halten Sie unbedingt Ihren Zeitplan ein und bieten wichtige Inhalte auch zeitversetzt an.
• Wenn Sie für die Vor-Ort-Besucher ein Rahmenprogramm anbieten, vergessen Sie Ihre digitalen Besucher nicht. Denken Sie sich etwas Nettes aus und bieten ein adäquates „Goodie“ für Ihre digitalen Teilnehmer an.

Und natürlich gilt der Grundsatz der gleichen Behandlung auch anders herum. Denken Sie daher unbedingt daran den Zugriff auf alle digitalen Inhalte auch den Vor-Ort-Teilnehmern uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen.

Tipp 3: Aufmerksamkeit hochhalten

Ein Ziel Ihres hybriden Konzepts sollte sein, dass analoge und digitale Teilnehmer – ob Aussteller und Besucher – gleichermaßen vom Event profitieren können. Digitale Teilnehmer dürfen sich nicht als Besucher 2. Klasse fühlen. Wie können Sie dies erreichen:

• Engagieren Sie je nach Art Ihres Events ggf. einen professionellen Moderator, der durch das Programm führt und den roten Faden vermittelt.
• Halten Sie die Aufmerksamkeit mit interessanten Beiträgen hoch und platzieren Sie Highlights verteilt über das gesamte Event.
• Nutzen Sie abwechslungsreiche Medien und wechseln Sie z.B. zwischen Livestreams von Vor-Ort-Sprechern und digital bereitgestellten Inhalten wie Video oder 3-D-Präsentationen.
• Bauen Sie ausreichend Möglichkeiten zu Interaktion und Dialog ein. Achten Sie darauf digitalen Teilnehmern ausreichend „Sprechzeit“ einzuräumen.
• Fordern Sie z.B. in einer Frage- oder Talkrunde aktiv Feedback ein und ermöglichen persönliche 1:1 Kontakte und Chats mit Hilfe entsprechender Tools.

Nicht vergessen: Kleine Pausen vor hochwertigen Keynotes oder Produktvorstellungen sorgen für eine kurze Erholung. Zu Hause oder im Büro den ganzen Tag vor dem Bildschirm zu sitzen, kann sehr ermüdend sein.

Tipp 4: Für Entspannung und Abwechslung sorgen

Apropos Pause. Es klingt so banal. Aber Körper und Geist benötigen möglichst aktive Pausen, um dann erfrischt und wieder aufnahmefähig zu sein. Und auch der Spaß sollte bei einem perfekten Event nicht zu kurz kommen. Planen Sie also auch Unterhaltsames und Überraschendes in den Tagesablauf ein. Gestalten Sie kurz gesagt ein Event mit Erlebnischarakter, das in Erinnerung bleibt.

• Sorgen Sie für eine aktive Pausengestaltung und versorgen Sie auch die digitalen Teilnehmer mit Tipps und Anregungen: Zeigen Sie ein Fitness-Video mit Übungen am Arbeitsplatz, bieten Musikuntermalung oder engagieren sogar einen Trainer, der Teilnehmer vor Ort und via Livestream mobilisiert.
• Sorgen Sie für gesunde Kost in den Pausen und stellen Sie den digitalen Teilnehmern z.B. einen Gutschein für den Pausen-Snack zur Verfügung.
• Bereichern Sie das Programm mit einem kleinen Gewinnspiel und loben Tickets für folgende Events als Preise aus.

Das hybride Event sollte nicht zu einem Tag werden, den der Teilnehmer sitzend über sich ergehen lässt. Aktivitäten und Abwechslung sind das Salz in der Suppe.

Tipp 5: Mehrwerte bieten

Die Vorteile der digitalen Event Komponenten liegen auf der Hand. Genau wie bei rein digitalen Angeboten und Präsentationen, bestechen hybride Events durch maximale Flexibilität. Achten Sie darauf, diese Vorteile transparent in den Vordergrund zu rücken – sie können zum echten Verkaufsargument werden:

• Teilnehmer die kurzfristig nicht anreisen können, nehmen einfach virtuell teil. Selbst ein internationaler Gastredner kann sich u.U. den Flug sparen.
• Die virtuellen Inhalte stehen auch nach dem eigentlichen Event 24/7 durchgehend zur Verfügung.
• Änderungen können jederzeit auch kurzfristig vorgenommen werden, wenn Messestände, Präsentationen, Streams und andere Inhalte digital vorliegen.
• Eine Begrenzung der Teilnehmerzahl beim digitalen Event kann ggf. entfallen. Die Reichweite kann gesteigert werden.
• Präsentationen die auf einem realen Event einen großen logistischen Aufwand erfordern würden oder gar nicht umsetzbar wären, können virtuell stattfinden.

Was anfangs von Skeptikern ein wenig als „Notlösung“ belächelt wurde, wird sich wahrscheinlich in vielen Branchen zum neuen Standard entwickeln. Mit Ihren hochwertigen Angeboten, Dienstleistungen und Ideen im Gepäck wird Ihr erstes virtuelles Event sicherlich zum Erfolg.

Für Fragen zum Thema Hybride Events, virtuelle Welten und digitalen Lösungen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.