Moderne Veranstaltungstechnik für Ihr Einladungsmanagement bei Hybriden Messen und Veranstaltungen

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Moderne Veranstaltungstechnik für Ihr Einladungsmanagement bei Hybriden Messen und Veranstaltungen

Wie Sie Teilnehmer gewinnen und No-Show-Raten reduzieren

Hybride Events sind ein durch Covid-19 verstärkter Trend, der aber auch in „normalen Zeiten“ seine Daseinsberechtigung hat und die aktuelle Phase weitreichender Einschränkungen überdauern wird. Beim Hybriden Event wird die live stattfindende Veranstaltung um einen virtuellen Teil ergänzt. Beispielsweise nehmen Sie als Aussteller an einer Messe in Düsseldorf teil. Gleichzeitig können Teilnehmer aus aller Welt Ihren Messestand via Tablet, Smartphone, Notebook oder PC online besuchen, mit Ihren Kollegen per Live- oder Video-Chat interagieren oder Vorträge im Live-Stream verfolgen.

Ob Sie eigenes hybrides Event planen und oder als Aussteller an einer hybriden Messe teilnehmen: Vorbereitung und Abwicklung der Veranstaltung stellt besondere und teilweise auch neue Anforderungen an die Messeabteilung. Daher ist es besonders wichtig moderne Veranstaltungstechnik einzusetzen, die leicht zu bedienen ist und störungsfrei läuft.

Bevor Sie starten: Suchen Sie sich einen erfahrenen Partner

Wenn man etwas das erste Mal macht, ist es immer hilfreich auf die Erfahrungen und Kenntnisse eines Experten zurückgreifen zu können. Expertise erspart Zeit und unnötige Kosten und reduziert das Risiko möglicher Fehlschläge. Prüfen Sie daher sorgfältig, mit wem Sie zusammenarbeiten, wenn Ihr erstes hybrides Event ansteht.

Übrigens: Die Messeexperten Clip vereinen im besten Sinne Erfahrung und Expertise bei realen Vor-Ort-Events als auch im virtuellen, digitalen Bereich. Unsere virtuellen Messelösungen, die wir mit etablierten Technik-Partnern anbieten sind ebenso wie unsere Messestände zum Herzstück unseres Portfolios geworden.

Unseren Kunden bieten wir bei der Durchführung hybrider Events Leistungen aus einer Hand.

Für viele Unternehmen sind Vor-Ort-Messen seit jeher Standard und die Teilnahme an einem hybriden Event ist zunächst einmal organisatorisches und technisches Neuland. Andere Branchen sind bereits vertraut mit digitalen Events – und so kann man aus den deren Erfahrungsschatz lernen und Tipps für den Start in eine „hybride Welt“ ableiten.

Lesen Sie nachfolgend eine Auswahl der Best Practices, wenn es darum geht, ein hybrides Event erfolgreich zu planen:

Tipp 1: Planen Sie Ihr Einladungs- und Besuchermanagement digital

Eines vorab: Wir bewegen uns mit einer hybriden Veranstaltung zu 50% im digitalen Raum. Daraus folgt, dass ohne digitale Prozesse nichts geht. Machen Sie aus diesem Umstand eine Tugend und digitalisieren Sie Ihr Einladungsmanagement vollständig. Das ist nicht nur praktisch und zeitgemäß, sondern stellt die Weichen für künftige Messeaktivitäten.

Planen und überlegen Sie im Vorfeld, welche Techniken Sie einsetzen möchten und informieren Sie sich über

  • Landingpages
  • Registrierungsformulare
  • Event Management Software
  • Den Einsatz von QR-Codes

Gut informiert, werden Sie die passende Entscheidung treffen. Als Aussteller auf einem hybriden Event werden Sie in der Regel die Software des Veranstalters einsetzen. Und auch hier macht es Sinn, sich vorab gut zu informieren, um beispielswiese Kundenfragen beantworten zu können.

Laut einer aktuellen Bitkom Studie bevorzugt ein Großteil der Befragten eine digitale Registrierung beim Besuch von Veranstaltungen oder auch gastronomischen Einrichtungen. Eine Registrierung per App beispielsweise bietet eine unkomplizierte Erfassung der Daten und ist „nicht nur fälschungssicher, sie informiert potenziell Infizierte auch unmittelbar, einige melden ein Infektionsgeschehen auch direkt ans Gesundheitsamt“ – sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. (Quelle)

Bedenken Sie hierbei, dass heute im Grunde jeder eine E-Mail-Adresse hat und/oder in Besitz eines Smartphones ist. Nachrichten mobil zu empfangen und zu lesen, ist Standard.

Dazu hier einige durchaus relevante Hinweise aus einer Studie im Auftrag von Twilio, einer Plattform für cloudbasierte Geschäftskommunikation.

  • 83 Prozent der Befragten ist die Kommunikation via E-Mail am liebsten.
  • Kunden möchten über die Art und die Anzahl der Nachrichten selbst entscheiden und so die Kommunikation mitbestimmen.
  • Kunden möchten nicht zu häufig kontaktiert werden: 94 Prozent der Befragten geben an, sich durch Nachrichten von Unternehmen gelangweilt zu fühlen.

Quelle: https://www.impulse.de/management/marketing/kanaele-kundenkommunikation/7463647.html?conversion=ads

Fazit: Die Einladung per Post oder gar telefonisch sollte nur noch in Ausnahmefällen erfolgen – z.B. bei besonders engen und gewachsenen Geschäftskontakten. Gedruckte Kärtchen oder Flyer, die einen QR Code zur Registrierung tragen, bilden hier natürlich eine Ausnahme. Seien Sie modern und kreativ!

Tipp 2: Kommunizieren Sie Ihr hybrides Event auf allen verfügbaren Kanälen

Insbesondere wenn Sie selber Veranstalter eines hybriden Events sind und nicht auf die Marketing- und PR-Arbeit des Messeplatzes vertrauen können, benötigen Sie vor allem eines: Aufmerksamkeit.

Interessenten und potentielle Besucher müssen zunächst erfahren, dass es das Event geben wird und es hybrid sein wird. Beginnen Sie daher frühzeitig mit den Ankündigungen und nutzen Sie hierbei alle verfügbaren Medien und Kanäle:

  • Homepage: Bringen Sie Ihre Homepage auf Vordermann und gestalten Sie eine ansprechende Landingpage zur geplanten Veranstaltung. Leiten Sie die Besucher ohne Umwege zur Registrierung.
  • E-Mail: Versenden Sie hochwertig gestaltete Informationen und Einladungen per E-Mail an Ihre Kontakte.
  • Social: Posten Sie relevante Infos zum Event auf den für Ihre Branche passenden Social-Media-Kanälen und Netzwerken.
  • Google Ads: Prüfen Sie, ob auch eine Ads Kampagne zu einem Erfolg des Events beitragen und ggf. neue Besuchergruppen ansprechen kann.
  • PR: Insbesondere bei besonderen Anlässen bieten sich auch immer wieder die altbewährten Pressemitteilungen an.
  • Print: Wenn Sie eine Anzeige, z.B. in einem Lokalteil schalten möchten, denken Sie auch hier daran, einen QR-Code oder zumindest einen kurzen und leicht abzutippenden Link zu platzieren.

Sollte Ihnen all das ein wenig übertrieben erscheinen, bedenken Sie: Ein Riesenvorteil des hybriden Events ist das beinahe völlige Fehlen von quantitativen Restriktionen. Sie können auch 1.000 Besucher an einem Tag begrüßen. Oder ein Ausstellungsstück präsentieren, das aufgrund seiner schieren Größe nicht transportabel wäre. Es entfallen alle Einschränkungen von Zeit und Raum, denn der digitale Teil ihres hybriden Events ist 24/7 für Besucher geöffnet.

Tipp 3: Gestalten Sie die Buchung bzw. Registrierung einfach und transparent

Es klingt so abgedroschen und ist dennoch Fakt: Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen und was immer schon wichtig war, kann heutzutage entscheidend sein.

Je nach Veranstaltungsart sind ganz unterschiedliche Szenarien einer hybriden Veranstaltung denkbar. Beachten Sie daher bei Ihren Registrierungs- und Buchungsprozessen folgende Empfehlungen:

  • Gestalten Sie Ihre Formulare und nachfolgende Prozesse übersichtlich und selbsterklärend und bauen so Hemmschwellen ab.
  • Informationen zu Eintrittspreisen und Stornobedingungen sollten transparent und nachvollziehbar sein.
  • Formulieren Sie AGB und sonstige Rechtstexte verständlich. Verzichten Sie auf „Kleingedrucktes“.
  • Bieten Sie Kulanz an: Ist beispielsweise ein Vor-Ort-Event gebucht, muss es auch ohne weiteres möglich sein, bei Verhinderung stattdessen am Online-Event teilzunehmen.

Achten Sie außerdem stets darauf in allen Phasen des Events ein Helpdesk im Einsatz zu haben, das Kunden jederzeit bei Fragen und Problemen zur Seite steht.

Tipp 4: Bieten Sie im Vorfeld des Events Infos an, die Mehrwerte bieten

Der Zeitraum zwischen der Buchung des hybriden Events und dem Startdatum ist eine extrem wichtige Phase, in der Sie Teilnehmer und Interessenten vorab für Ihre Angebote und Dienstleistungen begeistern können.

Nutzen Sie diese Zeitspanne um Informationen zu platzieren und halten Sie die Aufmerksamkeit hoch. Hierbei ist es wichtig nicht zu aufdringlich zu sein und die Teilnehmer andauernd mit Mails zu „belästigen“. Fingerspitzengefühl und ein gutes Händchen für relevante Themen sind hierbei gefragt.

Hier Beispiele für Vorab-Informationen und Aktionen, die je nach Art der Veranstaltung zum Einsatz kommen könnten:

Infos und Services anbieten

  • Stellen Sie eine vorbereitende Checkliste für Ihr Event bereit
  • Vergeben Sie individuelle Termine für Einzelgespräche
  • Bieten Sie weiterführende Infos, wie beispielsweise FAQ an und nutzen Sie hierzu echte Kundenanfragen
  • Ermöglichen Sie einen Technik-Test oder eine Sneak Preview
  • Informieren Sie über aktuelle Corona Regeln
  • Versenden Sie Erinnerungsmails auch als mit Kalender-Datei (.ics)

Spannung hochhalten

  • Publizieren Sie Previews zu interessanten Vorträgen
  • Thematisieren Sie aktuelle Fachthemen und Herausforderungen der Branche
  • Kündigen Sie hochwertige Keynotes an
  • Stellen Sie eine spannende Produktneuheit vor
  • Binden Sie Gamification ein und veranstalten ein Preisausschreiben oder eine Rabatt-Aktion

Ihr Ziel sollte es sein, nicht nur Teilnehmer zu gewinnen, sondern diese schon im Vorfeld zu begeistern. Denn wenn ein Teilnehmer sich schon vor dem eigentlichen Event bestens informiert und betreut fühlt, wird er sicherlich nicht durch Abwesenheit glänzen, wenn es dann losgeht.

Tipp 5: Setzen Sie auf die Vorzüge des digitalen Events

Entscheidend für den Erfolg eines hybriden Events kann es sein, dass der digitale Teil mit seinen Besonderheiten eine zumindest ebenbürtige Rolle bei Vermarktung und Durchführung spielt.

Überlegen Sie bei der Präsenz vor Ort z.B. an der Standgröße oder am Standpersonal zu sparen und die eingesparten Kosten in die digitalen Veranstaltungen zu investieren. Betonen Sie diese Vorzüge des digitalen Events und machen es so zum Hauptdarsteller:

  • Der virtuelle Raum hat 24/7 durchgehend und auch noch nach der Messe geöffnet.
  • Menschen die nicht als Besucher auf die Messe kommen, können dennoch teilnehmen und sich informieren
  • Änderungen können jederzeit vorgenommen werden und so auf aktuelle Entwicklungen eingegangen werden
  • Im digitalen Event können mehr Teilnehmer erreicht werden
  • Es sind Aktionen möglich, die auf der realen Messe einen großen Aufwand benötigen